Versatile administrative manager - Centre , Saint Denis

Long term
Centre , Saint Denis, La Réunion
Learning
Partial remote possible
2000 - 2500€ (Monthly)
2 yrs of exp.
Posted on 09-08-2022
Start : septembre 2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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  • Website
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  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
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VOTRE MISSION

Simplon Réunion a fait l’objet d’une forte croissance depuis 1 an et l’acquisition de nouveaux locaux au centre de Saint-Denis, nécessitant la création de ce nouveau poste de Chargé·e administratif polyvalent.

Rattaché à la Directrice de Simplon Outre-mer, les missions principales :

1.GESTION FINANCIÈRE

Gestion de la facturation achats

  • Traiter quotidiennement les factures émises par nos prestataires (formateur·trices et jury d’examen) et fournisseurs :
  • vérification des factures envoyées sur notre boîte mail dédiée
  • ajout des étiquettes analytiques
  • transmission à l’équipe facturation du siège
  • archivage des factures selon la bonne nomenclature dans notre drive
  • mise à jour de notre tableau de suivi
  • Participer aux réunions hebdomadaires dédiées au suivi de la facturation achats avec l’équipe finance du siège de Simplon
  • Faire des points d’alerte en cas de risque de non paiement dans les délais annoncés

Gestion de la facturation ventes

  • Etre garant de la facturation des alternances :
  • recensement et archivage de tous les documents nécessaires à la facturation (accords de prise en charge, échéanciers de paiement, certificats de réalisation,..)
  • édition des bons de commande via notre outil de gestion des ventes
  • dépôt des documents sur chaque plateforme OPCOs
  • mise à jour du tableau de suivi de facturation de l’alternance
  • Etre garant de la facturation de nos principaux partenaires, via leurs plateformes dédiées (par exemple, Kairos pour Pôle Emploi)
  • recensement et archivage des bons de commandes
  • suivi des dates d’échéance
  • Participer aux réunions hebdomadaires dédiées au suivi de la facturation ventes avec l’équipe finance du siège de Simplon

2.GESTION ADMINISTRATIVE

Gestion administrative des apprenant·e·s

  • Gérer le processus d’entrée et de suivi des apprenant.e.s : envoi mail d'entrée en formation, saisie des apprenant·e·s dans notre logiciel, gestion des absences/retard, envoi des convocations aux examens et des attestations de fin de formation, état de présence pour facturation
  • Établir les contrats d’alternance : envoi mail aux entreprises, complétion du CERFA et de la convention de formation,...

3. GESTION DES SERVICES GÉNÉRAUX

Gestion des locaux et équipements

  • Collaborer à l’identification des besoins de l’organisation en équipement (ameublement, informatique, reprographie…) et à la gestion des commandes
  • Organiser les interventions des différents prestataires (sociétés de ménage, sécurité incendie, artisans…)
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements en place, organiser la gestion de la maintenance courante
  • Concevoir les procédures de gestion des achats de consommables et de gestion des stocks et les mettre en place
  • Gérer les aspects logistiques liés à la préparation d’évènements
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Compétences requises

  • Très grande aisance avec les outils informatiques : suite Google (google docs, google sheets, etc), gestion administrative dématérialisée, signature électronique, outils de gestion de la relation client, etc.
  • Facilité à s’approprier de nouveaux outils
  • Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées
  • Proactivité et autonomie
  • Qualités relationnelles (disponibilité, écoute, patience)
  • Intérêt pour l’économie sociale et solidaire

Expérience requise

  • Formation supérieure (Bac +2/+3) en gestion administrative
  • Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle est un plus