Administrative Manager - Lille

short term contract
Lille, France
Learning
Partial remote possible
3 yrs of exp.
Posted on 06-14-2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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  • Website
  • Company
  • Between 50 and 250 employees
  • Learning
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Simplon.co est une entreprise agréée “Sociale et Solidaire”, labellisée LUCIE26000 et résolument engagée pour un numérique inclusif, solidaire et responsable.

La mission de Simplon en tant que plus grand réseau français d’écoles numériques inclusives : détecter, orienter, former et accompagner vers l’emploi dans les métiers techniques du numérique des talents de tous horizons.

Nos apprenants sont issus de territoires fragiles (quartiers, ruralité, Outre-mer et à l’international dans plus de 20 pays), de milieux modestes ou défavorisés. Ils peuvent également être des personnes peu ou pas diplômées, réfugiées ou primo-arrivantes ou en situation de handicap.

Pour l’ensemble des apprenant-es avec un objectif de parité femmes-hommes.

Quelques chiffres…

Simplon.co a formé plus de 10 000 personnes depuis sa création avec un taux de sortie positive supérieur à 70%.

Aujourd’hui présent au travers de plus de 100 implantations en France et à l’international, Simplon.co poursuit son développement et sa forte croissance avec un objectif de doubler son impact dans les 3 prochaines années.

Vous êtes expert technique et vous voulez transmettre ? C’est possible : Simplon vous forme à former !

VOTRE MISSION Placé.e sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier HDF, le.la Chargé.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et sera responsable de la Gestion Administrative et logistique des formations en continue et en alternance.

Il.elle est en interactions avec :

  • Responsable Campus
  • Chargé.e.s d’accompagnement professionnel
  • Chargé.e de relation Entreprises et placement
  • Chargé.e de Communication
  • Formateurs et Intervenants (internes ou externes)
  • les apprenants des formations

Missions principales :

Sécurisation Administrative

  • Prise en main du nouvel outil Yparéo.
  • Vérification des feuilles d’émargement et actions correctives le cas échéant.
  • Appui des Équipes Pédagogiques pour assurer :
  • la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat…)
  • la centralisation et le classement des documents administratifs
  • la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations.
  • et répondre aux questions administratives des apprenants lorsque le.a formateur.rice ou le.la CIP ne peuvent leur répondre
  • Préparation des contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la Direction des Ressources Humaines (Siège / Montreuil).
  • Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun
  • Facturation des actions de formations, suivi des règlements, transmissions des factures fournisseurs au siège
  • Mise à jour et suivi de l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières
  • Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications

Préparation et Gestion Logistique

  • Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.
  • Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, …
  • Gestion des fournitures dans les fabriques.
  • Gestion du stock des PC en collaboration avec le SI et les opérationnels.

Contribution transversale ponctuelle, selon opportunité et besoin : Sourcing, événementiel et communication

  • Participation au sourcing des apprenants, à la communication Opérationnelle,
  • Force de proposition sur les différents aspects de l’activité
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale
  • Pour occuper le poste : Esprit d’équipe : collaboration, communication interne, entraide et bienveillance
  • Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
  • capacité à anticiper, prioriser, planifier et suivre les actions d’une équipe projet, utilisation des outils de planification (TRELLO…)
  • Gestion administrative : rigueur, suivi des dossiers
  • Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
  • Intérêt pour la pédagogie alternative du type Simplon
  • Connaissances des métiers en tension dans le numérique et des enjeux de la transformation numérique des entreprises
  • La connaissance d’Yparéo sera un vrai plus

Expériences requises :

Expérience de 3 ans indispensable dans la Gestion Administrative de formation.