Administrative Management Assistant - Toulouse

Work study
Toulouse, France
Learning
Partial remote possible
1 yrs of exp.
Posted on 09-19-2022

Simplon.co

Simplon.co est un réseau de Fabriques solidaires et inclusives qui proposent des formations gratuites aux métiers techniques du numérique en France et à l’étranger Discover the impact study >

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  • Between 50 and 250 employees
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VOTRE MISSION

Placé.e sous la responsabilité du.de la Responsable Administratif et Financier (RAF), l’assistant.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et gère les aspects administratifs et logistiques des actions de formation des demandeurs d’emploi et des salariés d’entreprises, qu’elles soient continues ou en alternance.

Missions principales :

Assurer la bonne gestion Administrative & la bonne gestion des conventions

  • Prendre en main du nouvel outil d’émargement électronique et référent.e pour l’Impact Unit.
  • Créer des tableaux de bord de suivi des heures par action
  • Vérifier des feuilles d’émargement et mener des actions correctives le cas échéant.
  • Appuyer des Équipes Pédagogiques pour assurer :
  • Le contrôle de l’ensemble des pièces et des différents documents administratifs, la préparation des documents administratifs de rentrée avant envoi et sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires ( Kairos, Conseil Régional, Etat...)
  • Saisir les informations dans les outils spécifiques des financeurs/partenaires de l’Impact Unit (Kairos, Sigma, Defi, OPCO...) ;
  • Actualiser, en lien avec le.la RAF OCC les différents documents administratifs et réglementaires
  • Collecter et archiver l’information administrative et financière nécessaire à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux.
  • Participer au process de facturation : vérification de la conformité des documents et factures des prestataires/fournisseurs, saisie les règlements dans le tableau de suivi prestataire pour garantir de la traçabilité des factures prestataires/fournisseurs. Recouvrement des créances clients.
  • Centraliser et classer les documents administratifs et des documents justificatifs (feuille d’émargement, certificat de réalisation, certificat d’assiduité,) pour l’administration des ventes et les pistes d’audit éventuels
  • Saisir les données sur l’ERP de gestion et de suivi des formations.
  • Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications

Préparation et Gestion Logistique

  • Participer à la gestion des locaux, en lien avec la RAF et le Directeur de l’Impact Unit
  • Appuyer l’équipe dans la gestion logistique et du matériel. Commandes et suivi des commandes des fournitures des différentes fabriques.
  • Gestion du stock des PC en collaboration avec le SI et les opérationnels.

Contribution transversale ponctuelle, selon opportunité et besoin : Sourcing, événementiel et communication

  • Participation ponctuelle au sourcing des apprenants, à la communication
  • Force de proposition sur les différents aspects de l’activité
Profile

Pour rejoindre Simplon :

  • Goût du travail collaboratif
  • Agilité et capacité à s’adapter à des publics très variés
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale

Pour occuper le poste :

  • Esprit d’équipe : collaboration, communication interne, entraide et bienveillance
  • Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
  • Rigueur
  • Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
  • Intérêt pour la pédagogie alternative du type Simplon

Expériences apprécié :

  • Suivi administratif d’un Organisme de formation
  • Connaissances des métiers en tension dans le numérique et des enjeux de la transformation numérique des entreprises serait un plus