Office manager junior - Paris

short term contract
Long term
Paris, France
Circular economy
Occasional remote authorized
1 yrs of exp.
Posted on 11-24-2022

REMIX Réemploi et Matériaux

REMIX est un bureau d’études œuvrant au développement des pratiques de réemploi des matériaux de construction.

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  • Website
  • Company
  • < 15 persons
  • Circular economy
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DESCRIPTIF DU POSTE

Encore Heureux et sa filiale Remix recherchent un.e office manager junior, idéalement ayant une bonne connaissance des domaines de l’architecture et de la ville.

Dynamique, autonome et enthousiaste, la personne recherchée partagera son temps entre les deux structures, dans un rapport d’échanges et de complémentarité. Elle assistera la responsable administrative dans la gestion de l’agence Encore Heureux et travaillera en lien étroit avec le directeur du bureau d’études et les membres de l’équipe pour la gestion administrative de Remix.

PRINCIPALES MISSIONS

POUR REMIX

Jeune structure en plein développement (actuellement 5 personnes), ou chacun.e s’implique dans le quotidien de la structure et participe à la vie collective.

La personne sera en charge de la gestion administrative du bureau d’études, notamment sur les sujets suivants :

Administratif courant

  • Veille sur les appels d’offres, montage des dossiers de candidature au marché publics et privés et participation à la rédaction des offres.
  • Gestion partagée des e-mail et de l’agenda de l’équipe.

Comptabilité

  • Facturation et suivi des paiements.
  • Suivi mensuel des charges et prévisionnel financier.
  • Transmission des éléments financiers au comptable.

Ressources humaines

  • Participation aux recrutements, gestion des contrats.
  • Transmission au comptable des éléments de paye.
  • Suivi administratif du personnel.

Communication

  • Participation à la mise au point d’une stratégie de communication générale.
  • Participation à la mise à jour des supports de communication (book, site web, réseaux sociaux).
  • Réponses et suivi des demandes d’interventions (conférences, interviews, rencontres, …).

POUR ENCORE HEUREUX

Agence de 25 personnes, cherchant à renforcer son pôle administratif composé d’une responsable administrative et d’une chargée de communication et développement.

Gestion d’agence

  • Accueil physique et téléphonique des collaborateurs·trices, partenaires et clients
  • Gestion des prestataires et commandes, distribution et rangement des fournitures
  • Maintien de la bonne tenue de l’agence

Comptabilité et RH

  • Mises à jour et travail régulier sur le logiciel de gestion OOTI (projets et RH)
  • Assistanat comptable (gestion et transmission de documents, classement, rapprochement bancaire…)
  • Assistanat RH

CONDITIONS

Poste basé une partie de la semaine au sein du bureau d’études hébergé par l’incubateur Centquatre Factory et l’autre partie au sein de l’agence EH. Les deux sont situés au CENTQUATRE, 104 rue d’Aubervilliers dans le 19e arrondissement de Paris.

  • Poste en CDD avec possibilité d’évolution en CDI.
  • Temps plein de 35 h/semaine
  • Rémunération selon expérience et compétences

Ce poste est à pourvoir dès que possible.

Profile

Vous présentez les compétences et qualités suivantes :

  • Niveau Bac +2 minimum, expérience en gestion/ comptabilité/assistanat de direction souhaité
  • Sensibilité à l’architecture et l’écologie. Une expérience en agence serait un plus.
  • Rigueur, très bonne organisation et polyvalence.
  • Capacité d’adaptation et polyvalence
  • Bonne expression écrite et orale
  • Autonomie et force de proposition.
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation, mails, agenda) et de la suite Google en particulier.
  • La connaissance du logiciel OOTI serait un plus
  • La connaissance de la suite Adobe (notamment Indesign) serait un plus.