Assistant.e de Direction au sein d'ARIF Social

ARIF Social

  • Long term
  • Paris, France
  • Learning
  • Between 15 and 50 persons
Social mission

L’ARIF, Association Régionale d’Intervention pour la Formation dans les métiers du social

Job description

Contrat : CDI

Début : Mars/Avril 2021

Lieu : Paris 15

Rémunération : 31k € brut par an


L'entreprise


L’ARIF, Association Régionale d’Intervention pour la Formation dans les métiers du social, est composée de quatre associations : 

  • L’ETSUP, gérée par l’association des surintendantes d’usines et de services sociaux
  • l’IRTS Montrouge /Neuilly sur Marne
  • l’ANDESI 
  • l’INFA

Ces quatre associations se sont regroupées pour proposer le CAFDESformation des cadres dirigeantsdes secteurs social et médico-social. L’ARIF fonctionne avec des moyens mis à disposition par les partenaires. La direction de l’ARIF et l’administrationde la formation, sont gérées par l’ETSUP et la coordination pédagogique par l’ANDESI.

La formation CAFDES dure deux années. Chaque année, une nouvelle promotion est organisée avec des effectifs d’une vingtaine de stagiaires.


La mission


Placée sous l’autorité de la responsable pédagogique du CAFDES, l’assistant.e assure la gestion du CAFDES dans toutes ses dimensions : organisationadministrationcommunicationqualité… 

Participation à l’organisation et à la vie administrative de l’ARIF

  • Gestion des courriers (réception, enregistrement, transmission, rédaction, comptes rendus...)
  • Préparation et organisation des réunions, notamment le comité technique pédagogique (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...)
  • Participation à l’élaboration de documents de communication institutionnelle, mise à jour du site internet et extranet de l’ARIF, actualisation des informations sur les différents sites (EDOF…)
  • Conception des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord et mises à jour


Suivi et gestion de la vie associative

  • Envoi des convocations et préparation des dossiers pour les CA
  • Préparation de l’AG
  • Mise à jour des documents associatifs

 

Gestion de la formation CAFDES dans toutes ces dimensions : des épreuves de sélection jusqu’à la remise des diplômes

  • Assister la responsable pédagogique dans l’exécution de son activité
  • Assurer la mise en place du référentiel Qualiopi sur la gestion administrative de la formation CAFDES
  • Participer aux réflexions permettant d’améliorer le fonctionnement

1) Accueil

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des stagiaires, des intervenants et des partenaires du (des) projets
  • Informer sur la formation, les dispositifs de financement par téléphone ou en direct et envoyer les documents spécifiques à l’interlocuteur
  • Faciliter et contribuer au partage et à la transmission des informations.

2) Programmation et planification de la formation CAFDES

  • Participer à la sélection, à la programmation, à la réalisation des plannings, à la réservation des espaces adaptés et suivre la mise en œuvre au quotidien des différentes promotions
  • S’assurer de la bonne mise en œuvre des journées de formation
  • Confirmer aux intervenants et aux stagiaires les programmes et les échéances retenues
  • Organiser les réunions de travail, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus.
  • Participer à des manifestations particulières (journées d’information, salons, congrès…).
  • Veiller au respect du cadre réglementaire de la formation et à la mise en œuvre du référentiel Qualiopi


3) Gestion administrative et comptable

  • Traiterexploiter et suivre les informations (correspondance courante, affaires et dossiers spécifiques).
  • Réaliser et transmettre les devis, les contrats de prestation de formation avec les organismespayeurs et les employeurs 
  • Mettre en place des tableaux de suivi de l’activité
  • Effectuer la préparation et l’émission des factures, suivre les règlements et la relance des impayés
  • Transmettre dans les délais prescrits les documents validés par le responsable à la comptabilité pour payer les intervenants.
  • Participer à la diffusion des supports pédagogiques notamment via l’extranet
  • Assurer un suivi des dossiers des intervenants vacataires ou prestataires
  • Renseigner les différentes bases de données permettant d’assurer un suivi pédagogique, administratif et budgétaire de la formation
  • Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation du pôle
  • Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments en lien avec les fonctions support de l’ETSUP


Le profil recherché

  • Formation d’au moins Bac +2 (BTS)
  • Expérience d’au moins 5 ans comme assistant.e de direction
  • Connaissance du secteur de la formation et de la réglementation de la formation professionnelle
  • Vous avez une connaissance du référentiel qualité Qualiopi
  • Vous êtes à l'aise avec la création d'outils de communication numérique ; la conception et le suivi de tableaux de bord et la gestion de projet


How to apply?
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  • Paris, France
  • Website
  • NGO
  • Posted on 03-02-2021
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