Office Manager Tiers Lieu H/F - Lille

💡 Responsible products or services
Long-term contract
Localisation Lille, France
Entertainment / Culture / Leisure
Occasional remote authorized
2200 - 2300€ gross (Monthly)
2 yrs of exp.
Posted on 08-13-2024
Start : September 2024

Petite Lune - Chaud Bouillon

Petite Lune conçoit et anime des lieux de vie socio-culturels. Guinguettes ou Halles Gourmandes, des tiers-lieux conviviaux qui mettent en avant mixité sociales et transition alimentaire

💡 Responsible products or services

The company's mission is to design eco-responsible products and services aligned with the needs of the ecological transformation.

More information
  • Website
  • Company
  • Between 15 and 50 persons
  • Entertainment / Culture / Leisure
Impact study
Petite Lune - Chaud Bouillon did not yet communicate its impact measurement.
Labels and certifications
This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.
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L’office manager de Chaud Bouillon à une fonction d’une combinaison une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel.

L’Office manager de Chaud Bouillon doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :

Gestion de l’assistanat du directeur de projet

La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives.

Exemple de tâches non exhaustives :

-vérification du bon remplissage des agendas – Programmation – Événementiel – Salle de réunion – Agenda Réunions internes – Réunions colocataires – Réunion extérieures

-vérification de la préparation des ordres du jour des réunions ainsi que les comptes rendus et transmission des informations administratives et opérationnelles aux équipes,

-contrôler les plannings et transmission des données au service de paie, vérification quotidienne – des heures réalisées par les collaborateurs – réalisation des contrats et des déclarations préalables à l’embauche

-Faire preuve de transversalité dans la diffusion des informations avec la direction et le service support.

-Gestion et bonne tenue des coffres ainsi que des recettes quotidiennes

-Suivi de la collecte des CA quotidien des partenaires et suivi de la facturation

Transmission des informations

Il revient à l’office manager de gérer les demandes entrantes d’ordre générale au projet, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour les différents pôles (communication, événementiel, projet, etc…). Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.

Exemple de tâches :

-bilan d’activité mensuel – bilan d’activité annuel

-rapports des demandes entrantes récurrentes / bonnes idées

-gestion de l’équipe des médiateurs

-gestion de la boite mail contact et des messageries instantannées

Gestion du budget

L’office manager prend en charge la gestion du budget, c’est-à-dire le pilotage et le suivi. Il s’occupe de la petite comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.

Exemple de tâches :

-intégration des factures dans l’outils comptable (Zeendoc) avec validation et affectation analytique

-suivi du CA théorique du logiciel (lightspeed) vs la réception physique puis la réception en banque

-suivi des dépenses par pôle – achat marchandise, personnels, de communication, évènementiel, programmation

-préparation situation budgétaire réel au 15 puis à fin de mois avec pilotage des mois suivants

Communication interne et externe en gérant les flux d’informations

L’office manager assure la communication entre le directeur de projet et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, partenaires instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il a la charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les supports…

Exemple de tâches :

-suivi de l’assistant en communication sur le planning de la semaine et prise en main des tâches executives en son absence – post – story – contrôle de l’affichage de la halle

-rédaction du lancement de semaine avec une adaptation en fonction des publics internes visés

Poste à temps plein – CDI

Taux horaire brut 14,50€ - 35h hebdo – 2 200€ brut

Prise en charge des repas, 50% sur abonnement transport en commun et mutuelle d’entreprise

Pas d’horaire en fonction des événements et des enjeux mais susceptible de travailler pafois tôt le matin, parfois tard le soir et très régulièrement les samedis.

Profile

Résumé des compétences pour ce poste

· Avoir le sens des priorités

· Aisance relationnelle

· Sens de l’écoute

· Capacité d’adaptation

· Maitrise des logiciels bureautiques

· Savoir s’exprimer

La première qualité est une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. L’office manager est, au quotidien, le support de toutes les équipes. Il doit faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires qu’il leur aura fournies lui-même. L’office manager doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles. Il doit être capable de s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs. La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation. Polyvalence et autonomie sont également indispensables. Le sens de l’écoute et la discrétion vont de pair dans cette fonction. L’office manager est le relais entre les équipes et les managers. Il est sollicité sur des questions de finance, de services généraux, de ressources humaines, d’événementiel ou de management.

Débrouillardise, bon sens et dynamisme sont des qualités personnelles requises pour être un bon office manager. La personne doit être prête à délester son supérieur hiérarchique d’un poids non négligeable, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de l’entreprise et la bonne diffusion des informations. Son bon sens lui permet de prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions adéquates devant un éventuel problème.