Administrative Assistant - Paris

Work study
Paris, France
Education
Partial remote possible
Posted on 09-23-2022
This job is no longer available.

OREEGAMI

Révéler les talents pour favoriser l'égalité des chances. Formation gratuite et professionnalisante vers les métiers opérationnels du marketing digital. Discover the impact study >

More informations
  • Website
  • Company
  • Between 15 and 50 persons
  • Education
Read more

Oreegami est un organisme de formation (ESS) qui a comme objectif de révéler les talents pour accélérer l’égalité des chances.

Nous accompagnons des demandeurs d’emploi vers un projet d’insertion professionnelle dans le milieu du marketing digital, en appuyant sur le développement des compétences techniques et le développement personnel. Depuis notre création en 2018, nous avons déjà accompagné plus de 750 personnes avec un taux de retour à l’emploi de plus de 85%.

Présente déjà dans 6 villes (Paris, Montpellier, Nantes, Lyon, Marseille et Lille) et également à Madagascar, l’académie Oreegami a pour ambition de devenir incontournable dans l’univers de la formation d’excellence aux métiers du marketing digital avec un objectif d’égalité des chances.

Cela vous parle ?

Parlons de la personne que nous recrutons,

Nous cherchons à recruter très rapidement une personne qui aime faire de la gestion administrative, et qui est motivée pour apprendre à nos côtés tout en proposant des solutions. Vous travaillerez en mode collaboratif avec Coumba, Fred et Arnaud.

Les missions principales *:

Assister à la saisie et mise en place des contrats de professionnalisation de nos apprenants, jusqu’à la facturation des ventes :

  • Assister à la saisie et administrations des Contrats (Cerfa), Convention collectives et/ou individuelles
  • Assister à la facturation trimestrielle
  • Assister à la saisie et contrôle des factures
  • Assister au classement et l’archivage des pièces comptables et documents contractuels

Assister au suivi administratif des apprenants :

  • Assister à la mise en place des outils de gestion des documents administratifs pour déclencher la facturation

Assister à la saisie et administration comptable des fournisseurs :

  • Assister à la collecte et saisie dans l’outil de gestion comptable des factures
  • Assister au suivi et contrôle des pièces comptables et justificatifs des CB
  • Assister à la gestion des stocks de fournitures et de matériels de nos différents sites
  • Faire les commandes des fournitures courantes et la gestion des livraisons
  • Assister à la gestion des prêts de matériels informatiques

* liste non exhaustive, d’autant qu’à Oreegami les choses bougent et que chacun peut contribuer à ce mouvement.

Contributions souhaitées à court terme :

  • Avoir participé à la mise en place une meilleure gestion des contrats de professionnalisation et ADV
  • Avoir participé à la la réalisation et à l’écriture des processus liés à la facturation

Objectifs attendus pour ce rôle :

  • à 3 mois : avoir pris en charge à 100% le suivi et la comptabilisation des factures fournisseurs sans retard sur les pièces et documents comptables.
  • à 6 mois, avoir une maîtrise totale du processus de facturation client.
  • à 12 mois, nous souhaitons que la personne soit capable de faire le contrôle et vérification des informations pour elle-même.

Les perspectives d’évolution

A terme, nous souhaiterions que cette personne devienne contrôleur/contrôleuse financier et puisse gérer et assurer certaines missions transverses dans l’organisation.

Informations complémentaires

Plus important que votre CV et vos compétences techniques, nous souhaitons vous recruter sur la base de vos “soft skills”, votre degré de motivation et votre envie de travailler en mode collaboratif. Ces derniers sont évalués par des tests sous forme de jeux en ligne.

Type de contrat :

  • Contrat d’alternance
  • Salaire : légal

Lieu : Paris et région parisienne

Début de contrat : Le plus rapidement possible

>>> Pour postuler, nous vous invitons à remplir ce questionnaire et passer nos tests cognitifs : https://bit.ly/3LCd8YA

Profile

Compétences souhaitées

  • Connaissance en gestion administrative d’entreprise
  • Connaissance en outils bureautiques,
  • La maîtrise des techniques et des règles d’archivage
  • Capacité à gérer et comptabiliser les factures fournisseurs
  • Capacité à saisir et gérer la facturation clients
  • Gestion administration entreprise
  • Capacité à tenir les délais

Profil recherché

  • Polyvalence, rigueur, persévérance, fiabilité
  • Esprit d’équipe, et avec envie de partage,
  • Envie de rejoindre une structure en mouvement
  • Si vous avez des hobbies ou un passion sportif c’est un plus
  • Connaissance des logiciels gestion, comptable, pack office/google suite