Executive assistant for the director of On Est Prêt - Paris

Long term
Freelance
Paris, France
Ecology
Full remote
4 yrs of exp.
Posted on 01-31-2022

OnEstPrêt

Mobiliser sur les enjeux environnementaux et sociaux à travers des actions digitales massives, l'accompagnement de leaders culturels et la création de contenus vidéos.

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Prise de poste : dès que possible 

Volume horaire : à définir

Statut : CDI ou autoentrepreneur

Rémunération : à définir selon votre profil

Après 4 ans d'existence, On Est Prêt entre dans une nouvelle phase et recherche son.sa assistant.e de direction pour permettre au Bureau de l’association et à la fondatrice et directrice, Magali Payen, de se concentrer pleinement sur la stratégie du mouvement. Au sein d’une équipe de 10 collaborateur.ice.s, l’assistant.e de direction, est le relai direct entre la directrice, les collaborateurs d’On est Prêt et les interlocuteurs extérieurs.

Profile


On Est Prêt - Qui sommes-nous ? 

On Est Prêt est un mouvement lancé en 2018 par Magali Payen, qui rassemble des experts, des artistes, des créateurs web (sur YouTube, instagram) et des personnalités pour sensibiliser et mobiliser sur les enjeux environnementaux et sociaux à travers des actions de communication parfois massives - dont la création de contenus audiovisuels originaux - et de l’influence media.


Contexte 

La campagne lancée en 2018 avec plus d’une centaine de créateurs et créatrices pour mobiliser la jeunesse à agir pour le climat et, en fin de campagne, soutenir l’Affaire du Siècle, est aujourd’hui devenue un véritable mouvement porte-voix des mobilisations citoyennes. 

En quelques mois, nous avons porté des campagnes digitales à grande échelle pour protéger la biodiversité (#AgirpourleVivant et #ZoneSauvage), pour donner la voix à la jeunesse du monde entier sur leur avenir (#IlEstTemps), ou encore en soutien à la Convention Citoyenne pour le Climat (#ImagineOnLeFait).

Aujourd’hui vient le temps de structurer les équipes, de pérenniser le modèle économique et de définir les objectifs prioritaires pour s’assurer que nous concentrons nos efforts sur les projets à impact. 


MISSIONS PRINCIPALES 

Pour la directrice, l’assistant.e de direction établit un contact direct avec la directrice, le Bureau de l’association, l’administrateur, les différents services et avec l’extérieur. Il.elle a une bonne connaissance des principaux enjeux de la direction de On est Prêt en vue d’être en capacité de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses par email. Sous la responsabilité de la directrice, l’assistant.e de direction assure les missions suivantes : 

1/ GESTION ADMINISTRATIVE 

  • Gestion de l’emploi du temps global de la directrice : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et voyages en France et à l’étranger
  • Gestion des emails entrants et sortants de la directrice et en exploiter les informations obtenues
  • Prioriser les informations et ne communiquer que l'essentiel à la directrice
  • Communication interne et externe : assurer l’interface entre les personnes de la direction, celles des autres services et les interlocuteurs extérieurs 
  • Gérer les discussions et les contrats avec les partenaires
  • Préparer l’ordre du jour pour toutes les réunions  
  • Organiser et assurer la prise de notes en réunions (réunions des services, réunions de direction, réunions du Bureau de l’association, réunions spécifiques) et rédiger les comptes rendus de réunions
  • Tâches de secrétariat courantes 
  • Accueil téléphonique des appels destinés à la direction et filtrage des appels ou des demandes en fonction de leur importance et des priorités
  • Alerter sur les emails importants et envoi des courriers postaux 
  • Enregistrer, trier et distribuer le courrier. Alerter sur les courriers importants. Affranchissement du courrier.
  • Rédiger, frapper et mettre en forme différents documents (courriers, notes, rapports…)
  • Organiser et traiter l’archivage des dossiers de la direction. Archiver et numériser (sur le drive) la totalité des courriers et documents de la direction
  • Ranger le drive et le tenir en état 
  • Lecture de documents ou informations orales en anglais. Rédiger des courriers en anglais
  • Bonne tenue juridique de divers sujets. Si nécessaire, avec l’aide des cabinets d’avocats et comptables. 
  • Optimisation des procédures administratives
  • Répondre à des appels projets : préparation des dossiers et tenue des échéances
  • Se tenir au courant des mises à jour administratives/législatives et juridiques sur les sites spécialisés
  • Gestion des messages entrants sur les réseaux sociaux de la directrice (Linkedin…)

2/ GESTION BUDGÉTAIRE

  • Gestion des achats : gérer le budget des frais professionnels de la direction (NDF) et éventuellement d’autres budgets spécifiques. Contribuer à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures
  • Gestion des VHR et optimisation des coûts de frais de déplacement des équipes (recherche des meilleurs tarifs)
  • Optimiser les coûts des consommables (fournitures, abonnements, contrats annuels etc…)
  • Optimiser les services extérieurs (frais de coursiers, etc…)
  • Rédiger / déposer des dossiers de financements 
  • Optimisation des procédures comptables
  • Veille financière

3/ GESTION  RH

  • Gérer le suivi RH (factures pour les indépendants + intermittents + salariés)  : mise en ligne et diffusion des offres d’emploi, organisation des entretiens pour la direction et réponses aux candidat.es
  • Rédiger ponctuellement des contrats de travail d’intervenant.es, avec le recours du cabinet comptable lorsque c’est nécessaire
  • Gestion des outils de l’équipe (Notion et Slack)
  • Rédaction des fiches de poste 
  • Mise à jour de l’organigramme et du trombinoscope de On est Prêt
  • Organisation de points RH d’équipe réguliers
  • Encadrement et formation des collaborateurs de façon ponctuelle


D’autres missions peuvent émerger selon les besoins de la structure et le profil de la personne. 


COMPÉTENCES REQUISES

  • Organisation et planification : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités à moyen et long terme, gérer les priorités et les aléas
  • Bonnes connaissances en administration, comptabilité et législation des entreprises
  • Bureautique et informatique utilisateur : maîtrise pack microsoft office (Word) et tableur (Excel) et outils de télétravail (gmail, google drive, google sheets, google docs, Slack, Notion)
  • Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
  • Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de On est Prêt 


COMPÉTENCES SOUHAITÉES 

  • Intérêt pour les enjeux écologiques fortement apprécié
  • Connaissance de On Est Prêt : connaître les principaux interlocuteurs
  • Sens de la présentation


Vous voulez vous lancer dans l’aventure ? 

Envoyez-nous un CV, une lettre de motivation ainsi qu’une lettre de recommandation, rédigée par quelqu’un.e que vous avez assisté sur le poste d’assistant.e de direction.


Votre candidature est à envoyer à l’adresse suivante : 

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