Administrative and Financial Manager Making Waves - Rosny-sous-Bois

short term contract
Rosny-sous-Bois, France
Associations
Partial remote possible
30000 - 34000€ (Annual)
3 yrs of exp.
Posted on 10-03-2022
Start : janvier 2023
> End : décembre 2023

Making Waves

Implantée en Seine-Saint-Denis, Making Waves a été créée pour favoriser, par la radio et le podcast, l’éclosion d’espaces de dialogue, de transmission, d’expression et de création.

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Making Waves est une structure née de la rencontre de réalisateurs et de journalistes issus de Radio France, ainsi que d’artistes, d’universitaires et d’acteurs du champ social et solidaire. Implantée en Seine-Saint-Denis, Making Waves a été créée pour favoriser, par la radio et le podcast, l’éclosion d’espaces de dialogue, de transmission, d’expression et de création, au moyen notamment de la Radiobox, un studio radio mobile spécifiquement créé.

L’activité de Making Waves s’articule autour de trois pôles :

  1. Making Waves ONG
  2. Making Waves Studio
  3. Making Waves Insertion

Nos missions sont :

ACCOMPAGNER ET ÉQUIPER institutions, ONG, associations à vocation culturelle, sociale et solidaire, populations fragilisées, hommes et femmes en situation d’exclusion et de précarité dans la production et l’animation de contenus radio et de podcasts.

CRÉER podcasts, fictions, œuvres sonores et musicales, parcours et dispositifs immersifs pour des institutions culturelles, des ONG, des festivals, des radios publiques, et en faciliter leur diffusion.

INSÉRER, au moyen d’un Atelier Chantier Insertion (ACI), implanté en Seine-Saint-Denis, des femmes et des hommes éloigné·es de l’emploi en leur permettant de construire par le prisme de la radio leur propre projet professionnel, de regagner confiance et légitimité à s’exprimer.

Making Waves porte également le projet d’ouverture d’un tiers-lieu culturel et d’insertion en Seine-Saint-Denis au premier semestre 2023.

Sous la responsabilité de la Directrice et en étroite coopération avec la chargée de mission administrative, dans le cadre d’une création de poste, le/la R.A. aura pour missions d’assurer la gestion administrative, juridique et financière de l’association, et d’en accompagner le développement.

Plus d’infos : www.mkwaves.org

MISSIONS

En termes de Gestion financière et fiscale, Le/la Responsable administratif et financier :

- Participe à construire la stratégie financière de l’association

- Élabore et pilote le budget opérationnel annuel de l’association, en collaboration avec la Directrice et le Conseil d’Administration

- Recherche et pilote les financements nécessaires aux activités de l’association

- Administre les fonds de l’association selon le budget opérationnel annuel approuvé, et assure la gestion de la trésorerie (subventions publiques, FSE+, fondations, bailleurs internationaux…)

- En lien avec les équipes opérationnelles, réalise des suivis budgétaires par projet : définition des budgets projets, suivi des dépenses, consolidation des budgets réalisés dans le budget global

- Développe des outils de gestion, suivi et contrôle budgétaire et fournit à la direction des états financiers réguliers

- Assure la pré-comptabilité financière analytique par projets, et le suivi régulier avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Établit en particulier les rapports demandés par les financeurs publics et privés

- Veille à la conformité fiscale et légale de l’association.

- Gère les moyens de paiement (CB, Paypal, virement bancaire)

En termes de Gestion administrative, Le/la Responsable administratif et financier :

- Suit les démarches administratives (certification, obtention label, agréments…)

- Suit en lien étroit avec le Responsable Insertion et Education populaire l’administration de l’Atelier Chantier Insertion ( suivi ASP, relations DRIEETS, Conseil Départemental, partenaires de l’insertion, …).

- Développe en lien étroit avec le Chargé de mission la création du pôle Formation

- Assure la rédaction du Rapport d’activités

- Assure le suivi administratif et les conventions avec le studio de production filiale de l’association, Making Noise

- Prépare les conventions de partenariat et/ou de financements

- Supervise les contrats généraux : courrier, assurance, banque, bailleurs…

- Supervise les opérations quotidiennes de l’association de façon efficace.

En termes de Gestion des ressources humaines, Le/la Responsable administratif et financier :

- Assure la mise en place de procédures et outils de gestion RH : plan de formation, livret d’accueil, grilles de rémunérations, formulaire de suivi et évaluation…

- En lien étroit et coordonné avec le Responsable du pôle Insertion et Éducation populaire, assure la gestion des ressources humaines en Contrat à Durée Déterminée Insertion

- Valide les paies chaque mois en veillant au suivi des plannings et budgets par projet pour les salariés en intermittence

- Assure le lien avec les salariés sur les questions RH selon les statuts

- Participe aux recrutements

- Prépare les contrats et avenants

- Assure une veille juridique sur l’évolution de la législation, du cadre juridique

- Conçoit et supervise la mise en place des procédures et des pratiques en matière de ressources humaines, concernant le personnel salarié, les prestataires et les membres bénévoles.

- Supervise le travail de la chargée de l’administration en alternance ainsi que la relation avec le cabinet comptabilité et paie.

En termes de Structuration et développement, Le/la Responsable administratif et financier :

- Met en œuvre la stratégie déterminée par la Direction en lien avec le Conseil d’Administration.

- Audite les process existants et met en place de nouveaux outils de gestion afin de structurer l’association, en posant de bonnes bases pour un changement d’échelle, en vue notamment de l’ouverture du tiers-lieu

- En lien avec la Direction générale, propose et met en place une charte développement durable et RSE au sein de la structure

- En lien étroit avec la Directrice générale, copilote la préparation de l’ouverture, l’ordre de marche et le développement du tiers-lieu

En termes de Gestion juridique, Le/la Responsable administratif et financier :

- Assure le suivi avec le cabinet d’avocat en charge de l’accompagnement juridique de la structure.

- Gère les questions juridiques générales et les contrats.

- Protège la propriété́ intellectuelle des outils et contenus en surveillant l’utilisation, et si besoin, sollicite l’aide d’avocats/conseils juridiques extérieurs.

- Prévoit et anticipe les questions juridiques dans les opérations de l’association

Profile

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :

- Le/la responsable administratif et financier est placé.e sous l’autorité́ directe de la directrice.

- Il/elle supervisera le travail de la chargé.e de l’administration.

PROFIL:

- Expérience associative ou en ONG fortement appréciée.

- 3 ans d’expérience minimum sur des postes à responsabilité en comptabilité et en gestion administrative et financière.

- Formation : école de commerce, direction de projets ESS

- Autonomie, rigueur, capacité de travail en équipe.

CONDITIONS D’EMBAUCHE

- Contrat : CDD de 12 mois (possibilité́ de CDI par la suite).

- Rémunération (associative) 30-34K€ /an selon expérience, avec possibilités d’évolution

- Emploi cadre.

- prise en charge de 50% des frais de transport

- prise en charge de 60% de la mutuelle.

- Calendrier du recrutement : réception des candidatures : jusqu’au 21 octobre

- Prise de poste : lundi 9 janvier 2023