Executive Assistant 24 hours a week - Paris

short term contract
Paris, France
Elderly
1354.93€ (Monthly)
7 yrs of exp.
Posted on 05-11-2022

Les Petits Frères des Pauvres

L’accueil, l’aide et l’accompagnement des personnes, en priorité de plus de 50 ans, souffrant de pauvreté, de solitude, d’exclusion, de précarité, de maladie. Discover the impact study >

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  • Website
  • NGO
  • Between 250 and 2000 employees
  • Elderly
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Sous la hiérarchie de l’adjoint de direction Paris, vous prenez en charge le traitement administratif et l’organisation logistique d’activités d’une équipe de salariés et bénévoles AVL (Accompagnement Vers le Logement de personnes SDF). Vous assurez son assistanat et facilitez la circulation de l’information entre les acteurs et participez à l’organisation d’actions au niveau régional et local

Principales Missions :

La gestion administrative des Ressources Humaines en lien avec le siège régional Paris:

- Constituer et suivre administrativement les dossiers des salariés de leur embauche à leur départ

- Suivre la gestion du temps de travail des salariés (congés, ARTT, AM…), transmission des éléments de variables de paye, suivi des mises à jour réglementaires.

- Suivre administrativement les stagiaires et les services civiques

- Faire le lien avec les assistantes et les comptables de proximité

L’organisation logistique et le secrétariat de l’équipe :

- Effectuer le secrétariat classique, rédiger les comptes-rendus de réunions

- Assurer la gestion et le suivi des commandes, gérer les stocks…

- Assurer la gestion administrative de dossiers de maintenance et l’organisation des moyens généraux et informatiques

- Apporter un soutien logistique dans l’organisation d’événements associatifs,

- Contribuer à la préparation et au suivi de certains dossiers de gestion

Soutien aux comptables :

- Gérer occasionnellement la tenue de caisse en lien avec les salariés et les bénévoles de permanence sociale.

Profile

· Diplôme de niveau Bac + 2/3 (BTS, DUT, licence…) Assistant de direction, Assistant de gestion ou Bac en secrétariat avec 7 à 10 années d’expérience professionnelle dans un poste similaire

· Rigueur, autonomie, capacité à prendre des initiatives et à rendre-compte

· Capacité à travailler en équipe et en réseau dans un environnement complexe

· Capacité d’écoute, d’adaptation ; fortes capacités relationnelles, confidentialité

· Capacité à s’organiser et à prioriser

· Excellente maîtrise du Pack Office

· Excellente orthographe