Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
À PROPOS DES CANAUX
Association à but non lucratif, Les Canaux accompagne et valorise les acteur•rices des Économies Solidaires et Innovantes (ESS, économie circulaire, entreprenariat social…)… À travers ses 4 métiers - sensibiliser, accompagner, former, créer des opportunités - elle s’adresse à la fois au monde économique, aux pouvoirs publics et au grand public, à Paris, ailleurs en France (en lien avec les partenaires sur les territoires) et même parfois dans le monde
Situé dans le 19e arrondissement de Paris, la Maison des Canaux est le siège où elle reçoit les entrepreneur•ses et les structures de ces Économie. Rénové, aménagé et entretenu par des entreprises de l’ESS, avec des matériaux de réemploi, ce lieu unique en France est une véritable vitrine qui montre qu’une économie sobre et non seulement possible, mais viable et désirable. L’association y organise régulièrement des évènements de sensibilisation ouverts à tou•tes (conférences, marché, ateliers…)
En 2021 : 130 entreprises ont participé à l’un de ses programmes d’accompagnement, + de 1500 personnes ont été formées gratuitement aux métiers de l’entrepreneuriat social et/ou à l’économie circulaire et + de 60 000 citoyen·nes ont participé à l’un de ses événements
CONTEXTE
Mi-février 2023, l’association fête ses 6 ans. Depuis son démarrage, elle est passée par deux grands chantiers de réhabilitation de la Maison, la création de sa filiale “L’Agence des Économies Solidaires” et la montée en volume de ses effectifs. Depuis janvier 2022, les travaux sont terminés : l’organisation compte une 40aine de salariés répartis sur 2 étages, propose 3 espaces à la location ou au prêt (en don contre don) régulièrement occupés et anime une programmation mensuelle comptant différents événements destinés à ses différents publics.
Désormais en phase de professionnalisation, elle a besoin d’une personne organisée, rigoureuse et autonome qui facilitera la vie du lieu (bâtiment, matériel, sécurité des personnes…), par un bon suivi des process existants et la mise en place de nouveaux process.
À noter : tous les prestataires de l’association sont des structures de l’ESS et/ou de l’économie circulaire et doivent le rester. Une première expérience dans la gestion de lieu est indispensable.
MISSIONS
Services généraux - en autonomie (50%)
● Maintenance du lieu :
○ Réparations : suivi de l’état du lieu, programmation et pilotage des réparations (bâtiment, meubles), de la demande de devis, au traitement de la facture, en passant par l’accueil et le suivi du chantier et du prestataire. Parfaite connaissance des plannings d’intervention réguliers (portails, cloisons, chaudières…)
○ Propreté : pilotage du prestataire de ménage et de la régie de quartier pour garantir une parfaite tenue intérieure et extérieure du bâtiment
○ Matériel technique : suivi des besoins en équipements (matériels informatique, de réunion, de régie événementielle, téléphonie…) et achats via prestataires (existants ou à trouver)
● Organisation des bureaux : coordination des arrivées et des départs - présentation du fonctionnement du bâtiment (sécurité, salles de réunion…), du matériel et de l’interface informatique aux nouveaux salariés/stagiaires et suivi des départs
● Gestion des consommables : suivi des stocks, achats en ligne (papeterie, alimentaire, hygiène…) et remplacement des consommables en continue
● Gestion de la sécurité : suivi des prestataires et des interventions prévues pour l’alarme, les normes incendie, la lutte contre les nuisibles… (connaissance de la réglementation attendue), gestion des clés des salariés et des pass communs
● Suivi administratif : pilotage des contrats des prestataires (renouvellement ou mise en concurrence) et gestion d’un budget
● Support aux équipes : réponse aux demandes sur le bâtiment, le mobilier, le matériel et l’informatique, gestion des urgences et imprévus(ex :panne internet, panne chaudière…). Amélioration des outils existants et création de nouveaux outils pour faciliter la vie du lieu : process, guides “tuto”, affichage… tout ce qui peut autonomiser le lieu.
Support informatique - en lien avec notre prestataire informatique (20 %)
● Gestion du prestataire informatique en charge des systèmes informatiques (infogérance) et du réseau internet,dans une logique d’amélioration continue. Lien entre le prestataire et les salariés.
● Coordination de l’installation, de la maintenance et de la désinstallation des postes informatiques (arrivées, vie du salarié, départs) - La configuration des postes est à votre charge
● Configuration des comptes (ordinateur et tél), gestion des données et des hébergements
Nous travaillons sur PC et Mac, sur Microsoft et Google. Une bonne connaissance de la suite Google (GMail, Drive, Contacts, Agenda…) est indispensable.
● Partage de conseils et bonnes pratiques aux salariés
Support exploitation - en lien avec la Responsable Programmation et Exploitation (30 %)
Après confirmation de la Responsable exploitation de la location ou du prêt d’un des 3 espaces de la Maison et sur la base du questionnaire technique rempli par l’organisation extérieure :
● Suivi des réservation (via l’outil Airtable) permettant de récupérer les infos et de charger l’événement dans l’agenda partagé Google
● Gestion des devis et des factures (via l’outil MEG)
● Réservation de la sécurité
● Sélection et briefe du salarié responsable de l’accueil
● Organisation d’un repérage des lieux, présentation du matériel et réalisation éventuelle d’un déroulé logistique (si besoin)
● Régie technique le jour de l’événement
● Gestion de la facturation en lien avec la Responsable Programmation et Exploitation et la DAF
Il pourra également être demandé, comme pour tous les salariés de l’association, de participer à la vie du Pôle et de l’association en :
- Aidant à la mise en place et l’animation d’événements de sensibilisation (conférences, salons, vernissages d’expositions…)
- Présentant l’activité des Canaux ou en organisant des visites guidées de la Maison des Canaux (après formations prévues)
