Training and administration assistant - Toulouse

short term contract
Toulouse, France
Equality
No remote
3 yrs of exp.
Posted on 05-26-2022
Start : septembre 2022
This job is no longer available.

La Petite

Action positive pour l’égalité des genres dans les industries culturelles et créatives. ✷formations, accompagnements ✷média, fêtes et festival ✷lutte contre les violences de genre

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L’association La Petite s’implique depuis 18 ans dans l’action positive en faveur de l’égalité des genres dans une perspective féministe et intersectionnelle. Outre son activité historique de diffusion des musiques électroniques sous la forme d’une saison et d’un festival et ses actions d’insertion sociale et professionnelle des femmes l’association développe actuellement sur le plan national son pôle formation professionnelle.

Reconnue pour son expertise unique de l’égalité des genres dans les arts et la culture et ses méthodologies de formation efficaces et engagées, La Petite a pour mission de favoriser la transformation des pratiques des personnes et des entreprises vers l’égalité réelle et de lutter contre les violences sexistes et sexuelles dans le secteur culturel et artistique.

Pour faire face à une augmentation de son activité La Petite recherche un·e

Assistant.e de formation et d’administration

Description du poste

Suivi administratif et commercial des formations professionnelles et soutien à l’administration générale.

Missions

Sous la responsabilité de la directrice et de l’administrateur de production, vous serez en charge de :

Fonction d’accueil et de commercialisation des formations (30%)

• Accueillir et renseigner au téléphone les personnes et entreprises intéressé·es par les formations

• Évaluer les besoins en formation de la personne

• L’orienter selon sa demande

• Lui proposer un dispositif de financement adapté en fonction de son statut

• La relancer par téléphone et par mail

• Tenir à jour des bases de données de suivi et de prospection (Digiforma, excel)

Fonction administrative formation (30%)

• Établir les devis et les facturations pour les particuliers et entreprises

• Suivre les dossiers de financement avec les OPCO, les stagiaires, les employeurs

• Réaliser la gestion administrative des formations et le suivi administratif des stagiaires sur le logiciel DIGIFORMA: inscriptions, conventions de formation, attestations, recueil et suivi des documents administratifs

• Saisir les formations sur les plateformes de la FPC (Cariforef, DEFI, Kairos…)

Fonction administrative générale (30%)

• Traitement et classement du courrier

• Accueil téléphonique ponctuel

• Relations clients et fournisseurs

• Remises en banque

• Saisie comptabilité et transmission des pièces au cabinet comptable

• Contrats des personnels formateur·ices occasionnel.les

• Contribution à la préparation budgétaire en relation avec l’administrateur de production

• Gestion des adhésions

• Contribution à la vie associative (Réunions, AG, CA, Séminaire)

Fonction logistique (10%)

• Gérer la logistique générale : réservation de salles, envoi de feuilles de route, révision du matériel disponible en salle, accueil des intervenant·e·s et des stagiaires

CONDITIONS

Localisation géographique : bureaux Allées Paul Feuga, Toulouse

Travail en présentiel au bureau

Contrat : CDD 12 mois, transformable en CDI en fonction du développement de l’activité.

Durée : 21h / semaine

Salaire : convention collective des entreprises artistiques et culturelles, groupe 7

Avantages : tickets restaurants, mutuelle d’entreprise, prime annuelle

PROCESSUS

Pour postuler, envoyez votre CV et votre mettre de motivation via la procédure make sense. Merci de ne pas candidater par email.

Date limite de candidature le 27 juin

Entretiens le 13 juillet

Prise de poste le 28 Aout 2022


Profile

Savoirs et savoir-faire

  • Maîtrise réelle de word, excel et outils de bureautique (environnement apple)
  • Expérience en suivi administratif et gestion de projet. Aimer les chiffres ☺
  • Connaissances de base en comptabilité
  • Connaissances en gestion de la formation professionnelle
  • Utilisation d’outils collaboratifs (progiciel Digiforma, réseau social d’entreprise : formation interne prévue)
  • Goût et aptitudes pour le renseignement et la relance par téléphone. Aimer les gens ☺
  • Aisance à l’oral et à l’écrit
  • Connaissances des enjeux de l’égalité des genres
  • Connaissance des spécificités du secteur culturel

Savoir-êtres

  • Excellente organisation
  • Savoir réaliser une succession de micro-tâches de façon efficace
  • Rigueur et précision
  • Capacités relationnelles
  • Capacité à rechercher des solutions, notamment administratives et financières
  • Écoute et reformulation
  • Sensibilité aux questions d’égalité des genres et de féminisme