Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Pour accompagner la croissance de Kipli, nous recherchons notre Office Manager qui vient en support de la direction des opérations et de la direction de l’entreprise.
Son rôle est transverse au sein de l’entreprise et il intervient sur les missions suivantes :
OFFICE MANAGEMENT
- Services généraux et suivi des prestataires externes pour le bureau et les 2 boutiques (internet, téléphonie, électricité, nettoyage, réparation…)
- Vie du bureau : achat du matériel nécessaire au bon fonctionnement de la vie en équipe
- Dépôt à la banque et suivi des chèques sur le compte bancaire
- Courrier : réception, envoi, déplacement à la poste.
- Réservations des transports et hébergements pour les déplacements
- Numérisation, classement et archivage des dossiers et documents, tenu du drive de l’entreprise
JURIDIQUE
- Gestion des contrats employés et fournisseurs
- Gestion du juridique corporate de la société avec l'avocat
- Préparation des boards et AG
- Mise en place et suivi des obligations légales
RESSOURCES HUMAINES / SOCIAL
- Onboarding et outboarding des salariés (DUERP, contrats de travail, informations administratives, création des comptes et préparation du matériel de travail, documents, mutuelle, médecine du travail, titres restaurants, accueil des nouveaux arrivants et rendez-vous de présentation)
- Préparation des éléments pour les bulletins de paie en lien avec le cabinet social
- Gestion administrative des formations
- Suivi des jours de congés et des notes de frais
- Communication interne : note de service et informations aux salariés
- Hapiness Manager : favoriser le bien être au travail, être l’interlocuteur des demandes des salariés et gestion des événements d’équipe (Teambuilding, Afterworks, Pot de départ, Cagnotte…)
COMPTABILITÉ ET SUIVI D’ACTIVITÉ
- Réception et vérification des factures fournisseurs, relance si nécessaire et transmission au cabinet comptable
- Suivi du paiement des factures fournisseurs
- Réalisation des déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles inhérentes à l’activité auprès des organismes compétents en France et à l’étranger (DEB, Écomobilier, réalisation de la compensation de la taxe carbone, suivi du paiement de la TVA…)
- Préparation des éléments comptables pour la situation mensuelle et annuelle
- En fonction du profil, saisie comptable quotidienne des écritures de compte de tiers dans le nouveau logiciel de comptabilité
CONTRÔLE DE GESTION
- Participation à la production des reportings récurrents (chiffre d’affaires, stocks, etc.)
- Mise à jour du prévisionnel de trésorerie
- Participation au processus de clôtures annuelle
- Contribution active à l’amélioration des process de contrôle interne et notamment à la réduction des coûts et aux recherches de subventions
- Participation à la gestion de l’audit annuel mené par les commissaires aux comptes
