[Beem Energy] Administrative and Financial Manager / Office Manager - Nantes

short term contract
Nantes
Posted on 07-19-2022
This job is no longer available.

Imagination Machine

Les Mini Mondes, Jho, Beem Energy, Smala, ça vous parle ? Au départ de chacune de ces startups, il y a l'envie de changer les choses dans le bon sens… et il y a le startup studio Imagination Machine !

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  • Between 50 and 250 employees
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Imagination Machine est un startup studio qui identifie des opportunités ambitieuses, recrute des entrepreneurs talentueux, et agit en tant que co-fondateur sur le long terme. Imagination Machine fournit le financement initial, un réseau de partenaires puissant en France et dans la Silicon Valley, et une aide très opérationnelle.

Imagination Machine se positionne sur des projets d’envergure, à impact social ou environnemental positif. Leur credo ? Innover pour améliorer nos habitudes de consommation, en créant des solutions pour accéder à des produits sains et de qualité; créer du lien entre les gens, en imaginant des solutions pour leur permettre de passer plus de temps entre amis, en famille, en groupe; faire plus en consommant moins, en encourageant l’économie circulaire et en optimisant notre utilisation des infrastructures existantes; utiliser les technologies des énergies renouvelables dans de nouveaux secteurs et les adapter aux particuliers; rendre l’éducation et les smart media accessibles à tous. Et ils s’attèlent à bien d’autres domaines encore, pourvus que leurs valeurs s’y trouvent alignées avec de belles opportunités économiques !


Pour postuler à cette offre, rendez-vous directement sur la page de Beem Energy !

Notre RAF, Astrid, part en congé maternité et nous cherchons une personne pour la remplacer en CDD de début juillet 2022 à fin février 2023 (période de transition avec Astrid incluse).

En relation directe avec les Cofondateurs de Beem Energy et notre DAF (présent ½ journée/sem.), nous recherchons un.e Responsable Administratif et Financier / Office Manager capable de superviser l’ensemble des sujets administratifs, comptables, financiers et RH de la société.
Un poste opérationnel et polyvalent, qui a pour objectif de veiller au strict respect des procédures administratives et comptables, d’assurer le suivi financier et la gestion des ressources humaines.

En tant que RAF/OM chez Beem Energy, tu seras en relation avec quasiment tous les pôles de Beem et tes missions seront aussi variées que tes interlocuteurs, ce qui fait de ton poste un rôle central au sein de notre start-up en pleine croissance !

Voici les missions en détail :

Administratif et financier (60%)

  • Pilotage et bonne tenue de la comptabilité (générale, fournisseurs, clients..) en collaboration avec le cabinet comptable (réception, transfert factures, travail sur compte d’attente), envoi mensuel des éléments comptables (factures achats, ventes, relevés bancaires)
  • Suivi des factures de ventes retails et relances des impayés, suivi facturation marché italien
  • Traitement et paiements des factures fournisseurs
  • Préparation de la clôture des comptes (en collab avec le cabinet comptable)
  • Gestion et optimisation de la plateforme Spendesk (traitement des factures, paiements CB, suivi et paiement des notes de frais..)
  • En collaboration avec le DAF, suivi de la trésorerie, réalisation des rapports financiers mensuels et annuels, optimisation des outils de suivi financier
  • Suivi des prêts bancaires, subventions, constitution des dossiers d’aides et de subventions
  • Encadrement juridique et versement des commissions liées aux programmes parrainages et ambassadeurs
  • Participation à la montée en compétence des équipes sur les outils de gestion et optimisation continue des process (environnement en croissance)

Ressources Humaines (20%)

  • Collecte et traitement des données en préparation des éléments de paie, vérification des bulletins de salaires
  • Suivi administratif/rh : contrats de travail, avenants, conventions de stages, suivi des congés et RTT…
  • Onboarding et offboarding des salariés (contrats, avantages, mutuelle et prévoyance, tickets restaurants, visite médicale…), tenue des entretiens RH de début et fin de contrat
  • Suivi et réalisation des contrats freelances
  • Suivi/mise en place des entretiens annuels, suivi des demandes de formations, obligation en matière RH…
  • Supervision du process recrutement stagiaires : publication des offres de stages, relances des tuteurs dans leur suivi, veille au respect des process, point de contact et négociation avec les différentes plateformes de publication (jobteaser, wttj..)
  • Tenue et mise à jour des registres, veille RH, optimisation des outils et process

Office Management (20%)

  • Traitement du courrier
  • Point de contact principal bailleur-locaux
  • Organisation d’évènements d’entreprise (afterworks, séminaires…)
  • Coordination des sujets IT : achat du matériel informatique et bonne tenue du parc informatique, création des accès emails, applications, drive…
  • Gestion administrative : achats généraux, gestion du loyer, suivi des contrats d’assurance..

Avantages

  • Télétravail possible fin de semaine
  • Tickets restaurant pris en charge à 60% par Beem
  • Mutuelle employeur prise en charge à 100% pour vous et vos ayants-droits
  • Prise en charge à 50% de l’abonnement transport
  • Un environnement stimulant et une fabuleuse équipe avec des ambitions communes !
Profile

Pour postuler à cette offre, rendez-vous directement sur la page de Beem Energy !

  • Expérience de 5 ans minimum en Office Management et/ou 2 ans minimum en tant que RAF
  • Votre polyvalence vous permet d’aborder tous les sujets comptables, financiers, administratifs et RH au sens large
  • La maîtrise de la Suite Google (Sheets, Docs, Drive) est nécessaire
  • La connaissance des outils suivants est un + : inexweb, spendesk, slack, payfit
  • Anglais fonctionnel
  • Capacité d’adaptation dans un environnement en forte croissance
  • Capacité à prioriser ses tâches et à gérer des situations d’urgence

Qualités Requises

  • Grande rigueur, résilience et organisation
  • Force de proposition, autonome et dynamique
  • Flexibilité et disponibilité
  • Bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe
  • Ecoute, transparence et bienveillance
  • Forte appétence pour le changement et réactivité