Office Manager - Paris

Long term
Paris, France
No remote
29 - 30€ (Annual)
2 yrs of exp.
Posted on 09-28-2022
Start : octobre 2022
This job is no longer available.

Forum de Paris sur la paix

Le Forum de Paris sur la Paix est une plateforme ouverte à celles et ceux qui cherchent à développer une coordination, des règles et des compétences pour répondre aux problèmes mondiaux.

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  • Website
  • NGO
  • Between 15 and 50 persons
  • Others
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Vous assurez un rôle d’appui transversal au sein des pôles administratif et opérationnel. Vous êtes organisé, précis et rigoureux. Vous vous adaptez rapidement et faites preuve d’une grande réactivité. Vous aimez relever de nouveaux défis au sein d’une organisation en croissance très rapide. Vous aimez travailler en équipe et abordez les difficultés de manière positive et constructive.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Secrétariat administratif (classement et gestion de dossiers, traitement du courrier et affranchissement, archivage, numérisation) ;
  • Collecte, classement et envoi à la comptabilité de factures relatives aux frais généraux ;
  • Commande, suivi et mise à jour de l’inventaire matériel et informatique ;
  • Commande et gestion des fournitures : vérification des besoins de l’équipe, demande de devis, suivi des livraisons, vérification des stocks ;
  • Gérer le courrier, les colis, les envois, les livraisons
  • Coordination avec le prestataire informatique afin de veiller au bon fonctionnement des installations ;
  • Organisation générale des espaces de travail ; optimisation des aménagements des bureaux et salles de réunions, gestion des équipements mobiliers techniques ; maintenance de premier niveau ;
  • Vérification et suivi des dispositifs de sécurité et d’hygiène ;
  • Entretien des locaux ; constitution de cahiers des charges, demande des devis, suivi de la qualité des prestations ;
  • Appui à l’organisation d’évènements internes et externes si besoin
  • Coordination des dossiers de voyage et de la logistique associée.
Profile

PROFIL

  • Bac+3 à 5 en gestion, administration ou autre
  • Rigueur, polyvalence, pluridisciplinarité, réactivé, bon sens, honnête
  • Goût pour la technique et l’informatique
  • Sens du relationnel et de la bienveillance
  • Anglais professionnel