ADMINISTRATIVE ASSISTANT - Paris

short term contract
Paris, France
Occasional remote authorized
22000 - 24000€ (Annual)
1 yrs of exp.
Posted on 12-06-2022

Fondation de l'AP-HP

La Fondation de l’AP-HP est une fondation hospitalière qui a pour objectif de soutenir l’organisation des soins, le personnel hospitalier et la recherche au sein des 38 hôpitaux qui composent l’AP–HP.

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  • Website
  • Unknown
  • Between 50 and 250 employees
  • Others
Impact study
Fondation de l'AP-HP not measure the impact.
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Le poste sera partagé à mi-temps entre la Direction des Partenariats Soin et Recherche et la Direction du Développement. Au quotidien, l’assistant/e administratif/ve travaillera en collaboration avec la Chargée des contrats de recherche et d’expertise et la Chargée de mécénat et relations donateurs.

Aux côtés de la Chargée des contrats de recherche et d’expertise, il/elle participera à la gestion administrative et financière des prestations réalisées par le personnel de recherche et les bénévoles de la Fondation.

Il/Elle aura pour missions (50% du temps) :

  • Suivi et relance de la facturation (de la validation au recouvrement des factures) auprès des bénéficiaires de prestations
  • Soutien aux tâches administratives courantes (classement des conventions de recherche et d’expertise, des factures et des avis de paiements, etc.)
  • Soutien à la mise à jour des bases de données (suivi budgétaire, suivi des conventions et suivi de la facturation)

Aux côtés de la Chargée de mécénat et relations donateur, il/elle participera à la gestion administrative des dons et de la relations donateurs (particuliers, entreprises, fondation).

Il/Elle aura pour missions (50% du temps) :

  • La gestion des dons reçus par la Fondation (saisie des dons, traitement des chèques, émission des reçus fiscaux, appels de fond, etc.)
  • Appui à la relation donateurs (traitement des demandes des donateurs concernant leurs dons et reçus fiscaux)
  • Soutien aux tâches administratives courantes et à la vie du service (aide au suivi des conventions, classement des documents sur le réseau, envois postaux, mise à jour de procédure, etc.)
  • Soutien à l’extraction de données et enrichissement de la base de donnée (tableau de suivi, saisie et mise à jour des données, etc.)

Missions ponctuelles :

  • Renfort auprès de l’équipe développement lors des périodes de collecte grand public et dans l’organisation d’évènement.

Cette liste de missions peut être complétée exceptionnellement en fonction des nécessités.

Quotité/Horaires de travail : 36h hebdomadaire, repos les week-ends et jours fériés, possibilité de télétravail (2 jours/semaine)

Contrat/Statut : CDD avec possibilité d’évolution en CDI /Employé

Profile

Savoir-faire requis :

Facilité à interagir avec des interlocuteurs de tous horizons, des responsables en entreprise comme des particuliers mobilisés à titre personnel, à l’oral comme à l’écrit.

Particulièrement rigoureux(se) dans votre travail, vous faites preuve de dynamisme, de polyvalence et êtes capable de travailler en autonomie.

Maîtrise du Pack Office et expérience utilisateur sur bases de données type CRM et backoffice Iraiser est un plus apprécié.

Maîtrise de l'anglais.

Connaissances associées :

  • Connaissance de l’univers des organisations d’intérêt général faisant appel à la générosité du public.
  • Connaissance du secteur de la santé

Qualités requises :

  • Etre rigoureux, méthodique
  • Aisance relationnelle et excellentes capacités rédactionnelles
  • Respect de la confidentialité des données
  • Esprit d’initiative et d’analyse
  • Organisation et autonomie ;
  • Sens des priorités et respect des échéances