Administrative Officer - French Federation of Clubs for UNESCO - Paris

short term contract
Paris, France
Citizen engagement
Occasional remote authorized
1 yrs of exp.
Posted on 09-26-2022
Start : novembre 2022
This job is no longer available.

Fédération française des Clubs pour l'Unesco

Favoriser la diffusion des principes et des objectifs de l’UNESCO ainsi qu’une plus grande visibilité et effectivité des valeurs promues par l’Organisation au niveau local et national.

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  • NGO
  • < 15 persons
  • Citizen engagement
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La Fédération Française des Clubs Pour l’UNESCO (FFCU) est une association laïque d’Éducation Populaire de loi 1901, fondée en 1956. Notre objectif est de contribuer à développer une culture de paix par le débat la promotion des valeurs de l’UNESCO auprès de la société civile, pour un monde plus digne, plus juste et plus solidaire, afin que tout un chacun puisse être acteur.ice du changement, s’émanciper et accéder à une meilleure compréhension du monde.

Sous la responsabilité du délégué fédéral de la FFCU, le/ la chargé.e d'administration assure le suivi administratif de toutes les activités de la FFCU.

Sa mission est d’être un soutien à la bonne tenue des comptes (suivi des dépenses, facturation) et à l'organisation administrative (suivi des cotisations, gestion des locations).

Il ou elle participe également à l'organisation des événements qui ont lieu au siège de la FFCU (expositions, conférences, tables rondes, etc.). Sa mission est d'identifier les besoins et de planifier toutes les actions nécessaires afin que les événements se déroulent de la meilleure manière.

Par ailleurs, il ou elle participe à l'élaboration de demandes de subventions financières. Sa mission à long terme est de contribuer à pérenniser les actions de la FFCU.

Enfin, dans une atmosphère qui se veut inclusive et bienveillante, en tant que véritable partie prenante de l'équipe du siège de la FFCU, le/la chargée d’administration participe au quotidien à la vie du siège fédéral, participant notamment aux réunions d'équipe hebdomadaires en relation avec le coordinateur, le/la chargé.e de communication et les volontaires en service civique et assurant au même titre que les autres membres de l'équipe, une permanence téléphonique et un accueil au siège.

Descriptif des actions mises en œuvre par le salarié :

Administration fédérale :

Co-réalisation des dossiers de subventions (ville, collectivités, Etat, mécénats, etc.)

Puis, relecture, suivi des dépenses, compte-rendu de subventions, préparation des documents et des justificatifs, etc.

Veille et prospection des appels à projet, etc.

Archivages des documents juridiques et financiers

Supervision de la comptabilité auprès de la comptable de la FFCU (Rapports financiers, budgets prévisionnels)

Mise à jour de la base de données

Gestion des cotisations des Clubs membres (réception des paiements, facture, devis et reçu de cotisation, etc.)

Gestion immobilière : Suivi des assurances, charges de copropriété, relation locataire, etc., Mutuelle, cabinet de paie, gestion des salaires, banques, etc.

Gestion administrative des services civiques et des stagiaires

Gestion et suivi des contrats

Déclarations et démarches en préfecture (statuts, etc.)

Administration de l’espace Cultur’ailes (siège de la FFCU)

Gestion des équipements

Relations avec le bailleur de l’espace (Paris Habitat)

Vérification de l’entretien, des travaux

Gestion des locations (l’Espace Cultur’ailes propose plusieurs salles à louer) : Relation avec les prospects : appels, échanges de mails, visites. Mise en place des conventions de location des lieux et suivi de la facturation des locations.

Publics visés par la mission du salarié :

Le/ la chargé.e d'administration travaille en lien direct avec les clubs pour l'Unesco qui font partie de la FFCU.

Ces clubs sont basés dans toutes les régions de France et sont constitués de clubs scolaires et d'associations. En travaillant à la FFCU, l'administratrice collabore avec les jeunes qui font partie de ces clubs ainsi qu'avec les bénévoles au sein des associations.

Profile

Le la chargé.e administratif fait preuve d'un grand esprit d'organisation, d'une certaine rigueur et autonomie professionnelle, et de capaités d'adaptation afin de couvrir l'éventail des domaines administratifs de la FFCU.

De plus, il ou elle apprécie travailler en équipe.

Plus encore qu'une formation à la gestion/administration, une première expérience à un poste similaire serait un vrai plus.