Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Contexte de la mission
DSF est une ONG Française de solidarité internationale œuvrant dans le domaine de la santé et plus spécifiquement dans le domaine de la prise en charge de la douleur et des soins palliatifs. Le siège social de l’association, situé à l’hôpital Lariboisière de Paris, compte une équipe permanente de 6 personnes (salariée et bénévole). Les dirigeants de l’association sont majoritairement des professionnels de la santé.
Les antennes locales comptent 10 expatriés en mission de longue durée et 50 salariés locaux pour la coordination des actions. Les actions développées dans 5 pays (Cambodge, Haïti, Madagascar, Mozambique, Arménie) sont menées en partenariat avec des structures locales (hôpitaux, associations, universités…). Un réseau de professionnels de la santé spécialisé (médecins, infirmiers, psychologues, pédopsychiatres…) assure bénévolement les missions d’expertise dans le cadre de la formation et de l’appui technique aux différents programmes.
Les ressources de l’association sont principalement issues de financements des institutions publiques (Commission Européenne, coopérations internationales, régions, départements, AFD), des produits de la générosité du public et du mécénat d’entreprises.
L’équipe programme DSF est composée de 5 Directeurs Nationaux, d’une Comptable, d’une Responsable Administrative et Financière, d’une Directrice Générale Adjointe, d’une Chargée de Communication, d’une Chargée d’audit ainsi que de bénévoles au siège ou rattachés aux missions dont 6 Directeurs Programmes professionnels de la santé.
Depuis son arrivée à Madagascar en 2009, DSF a mené un cycle de trois fois trois ans de projet pour d’appui et de formation à la prise en charge de la douleur, de la souffrance et des symptômes de fin de vie des patients usagers du système national de santé à Madagascar. Un projet de riposte liée à la crise de la COVID 19 a également été mis en œuvre en 2020 et 2021.
Depuis octobre 2021, DSF met en œuvre, pour une durée de 4 ans un projet d’appui au secteur pénitencier Malagasy. Ce projet vise à l’amélioration de la prise en charge médicale des personnes détenues en milieu carcéral. Récemment, DSF a également obtenu un financement de l’Organisation internationale de la francophonie, pour mettre en place le projet « Femmes bien traitées, loin de la Douleurs » à Antananarivo et à Majunga.
Ces projets sont financés par l’Agence Française de Développement, l’Union européenne, les fondations Albericci et Mérieux, OIF et DSF. Les projets visent plus généralement à impulser une dynamique collective et pluridisciplinaire sur l’accès aux soins et la qualité de ces derniers.
Activités et responsabilités
Le Coordinateur administratif, logistique et financier assure le bon fonctionnement de l’administration et la bonne gestion des fonds de la mission, de la logistique et des ressources humaines. Il est le garant du respect des règles et procédures administratives, financières et logistiques.
Le Coordinateur administratif, logistique et financier travaille sous la responsabilité de la Directrice n-Nationale et en collaboration avec la Responsable Directrice Administratif et Financier basée au siège. Il supervise deux administrateurs, deux logisticiennes, deux chauffeurs coursiers, une agent d’entretien et une responsable RH basés à Antananarivo.
Ses activités et responsabilités sont les suivantes :
Gestion comptable et administrative
- S’assurer que DSF travaille en conformité avec les lois en vigueur
- Centraliser et vérifier les comptabilités de la mission
- Superviser les dépenses et la tenue de toutes les caisses de la mission
- S’assurer du bon archivage des pièces comptables et administratives conformément aux procédures de DSF et des bailleurs
- Gérer l’ensemble de la trésorerie de la mission et préparer les demandes de trésorerie pour le siège
- Former les équipes de DSF Madagascar à la bonne application de l’ensemble des procédures internes et ceux des bailleurs
- S’assurer du suivi des dossiers juridiques, en lien avec le conseiller juridique, la direction nationale et la responsable des ressources humaines
- Elaborer la clôture annuelle et semestrielle des comptes
- Développer une approche managériale de transfert de compétences et d’accompagnement des personnes sur leurs postes
Gestion financière
- Gérer et suivre l’ensemble des budgets, mener des réunions mensuelles de suivi budgétaire
- Garantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement et les procédures DSF
- Assurer le pilotage des budgets, analyser les écarts et proposer des mesures correctives
- Elaborer les nouveaux budgets liés aux propositions de projets
- Etablir les rapports financiers
- Préparer et accompagner les audits liés aux projets
- Elaborer les budgets de la programmation annuelle
- Développer une approche managériale de transfert de compétences et d’accompagnement des personnes sur leurs postes.
Gestion logistique
- Superviser le circuit d’achats et les documents attenants et former les différentes personnes à son utilisation
- S’assurer du respect des procédures d’achats en vigueur sur la mission
- Garantir le respect des procédures logistiques des bailleurs de fond et DSF
- Encadrer l’équipe logistique dans la réalisation des achats du projet et dans la gestion logistique des activités
- Planifier, organiser et superviser les activités logistiques de la mission : approvisionnement, gestion des stocks, équipements, parc automobile, parc informatique, transport, maintenance et intendance
- S’assurer du suivi des équipements de la mission et de leur sécurisation
- Participer au suivi des travaux des locaux visant à accueillir les équipes du projet
- Développer une approche managériale de transfert de compétences et d’accompagnement des personnes sur leurs postes.
Ressources Humaines
- Améliorer les outils de gestion administratifs en Ressources Humaines
- S’assurer que la politique RH définie par DSF et l’ensemble des procédures liées aux ressources humaines soient connues et respectées par l’équipe nationale et expatriée
- Coordonner l’ensemble des recrutements effectués sur la mission
- S’assurer du respect du droit du travail malgache, de la conformité des documents et proposer des adaptations des procédures si nécessaires
- Centraliser les données liées à la gestion du personnel et superviser le suivi des contrats de travail et le paiement des salaires
- Capitaliser les besoins en formation et participer à la mise en place de formation pour les employés nationaux
- S’assurer du suivi des dossiers juridiques, en lien avec la direction nationale et RRH
- Assurer la résolution des conflits au sein des équipes si besoin en appui des coordinateurs/trices et tenir informé la directrice nationale
- Actualiser l’organigramme de la mission et contribuer à sa mise en place (définition des profils de postes, etc.) en lien avec la direction nationale et RRH
- Développer une approche managériale de transfert de compétences et d’accompagnement des personnes sur leurs postes
Sécurité, en lien avec la direction nationale
- S’assurer du respect de la mise en application de l’ensemble des règles de sécurité qu’il porte à la connaissance du personnel expatrié et national
- Participer à la veille des informations sur les risques liés à la sécurité
- Participer à l’élaboration de la matrice des risques, plan de sécurité et plan de contingence
Reporting
- Fournir un reporting régulier
- Contribuer à la consolidation du rapport mensuel
Coordination et représentation
- Participer aux réunions de coordination interne à la mission et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la mission
- Entretenir et développer de bonnes relations de travail ainsi qu’une bonne visibilité de l’association auprès des autorités civiles, bailleurs et des autres acteurs humanitaires
- Représenter l’association dans les réunions de coordination admin inter-ONG
- Assurer une bonne communication avec les équipes du siège sur son champs d’action
Les dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation) doivent être envoyés par email à l’adresse suivante : Cliquez sur candidater pour accéder aux informations.
