Assistant in administrative management - Nogent-sur-Marne

short term contract
Nogent-sur-Marne, France
Partial remote possible
2107 - 2247€ (Monthly)
Posted on 09-28-2022
Start : décembre 2022
> End : décembre 2023
This job is no longer available.

CIRED - Centre International de Recherche sur l'Environnement et le Développement

Le CIRED est un groupe de recherche interdisciplinaire à large dominante économique qui s’intéresse à la question du changement climatique.

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  • Website
  • Public institution
  • Between 50 and 250 employees
  • Others
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Contexte

Le poste sera basé sur le campus du Jardin tropical de la Ville de Paris à Nogent-sur-Marne, au CIRED. La personne recrutée sera affectée à l’équipe administrative et technique. Elle travaillera sous la responsabilité de la gestionnaire administrative, en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe Support.

Le CIRED explore depuis près de 50 ans les conditions d’articulation entre environnement, ressources et développement, notamment dans des domaines stratégiques comme l’énergie, les infrastructures urbaines ou les activités agricoles. Le laboratoire décline cette problématique à différentes échelles : mondiale, nationale et territoriale.

Des déplacements très occasionnels sont à prévoir en Île-de-France et en province.

Des formations complémentaires (comptabilité, gestion, logiciels spécifiques à l’activité, …) pourront être assurées.

Missions

Gestion administrative et financière :

  • Instruire des dossiers de déplacements professionnels, avec et sans frais, en France et à l’étranger, des équipes et de leurs invités, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
  • Suivre les états de frais, collecter les pièces justificatives dans le respect de la réglementation.
  • Assister la gestionnaire dans le suivi des dépenses et des recettes de l’unité, y compris des projets de recherche type Conseil européen de la recherche (ERC), Agence nationale de la recherche (ANR), etc.
  • Assister les équipes et les responsables dans l’organisation et l’optimisation des activités administratives et logistiques.
  • Assister la gestionnaire dans la gestion administrative du personnel.
  • Réaliser l’inventaire (matériel informatique, …) et gérer les stocks (fournitures, papier, …)
  • Classer et archiver des pièces comptables et documents administratifs

Accueil :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, incluant les visiteurs étrangers
  • Assurer un rôle de référent pour les nouveaux entrants : planifier, anticiper et organiser les arrivées
  • Assister l’organisation d’événements (externes : conférences, expositions, écoles d’été, … ; internes : conseils de laboratoire, réunions du comité de pilotage, assemblées générales) :
  • Assurer les relations avec les fournisseurs (devis traiteurs, etc.) et le suivi des prestations
  • Réserver les salles et gérer le matériel (micros, rétroprojecteur, etc.) ;
  • Aider à l’accueil lors des événements

Communication interne :

  • Assurer un appui à la rédaction de supports (rapports, comptes rendus, notes, procédures,…).
Profile

Profil requis :

  • Formation niveau Bac +2
  • Rigueur et polyvalence, sens du service public, excellentes qualités relationnelles, travail d’équipe et autonomie, sens de l’écoute
  • Aisance avec les outils informatiques et numériques indispensables
  • Une première expérience dans la fonction publique serait un plus

Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Windows, suite Office, messagerie électronique) et d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …)
  • Compétences rédactionnelles
  • Savoir rendre compte
  • Langue anglaise : B2 souhaité (cadre européen commun de référence pour les langues)