Executive Assistant - Paris

Long term
Part time
Paris, France
Associations
Partial remote possible
25000 - 30000€ (Annual)
5 yrs of exp.
Posted on 01-24-2023

Bureaux du Coeur

Accélérer la réinsertion de personnes en grande précarité en leur offrant un accueil individuel de 3 à 6 mois dans des bureaux d’entreprises, le soir et le week-end lorsqu’ils sont inutilisés.

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  • < 15 persons
  • Associations
Impact study
Bureaux du Coeur not measure the impact.
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L’ASSOCIATION

Créée en 2020 par des entrepreneurs, l’association Les Bureaux du Cœur met en relation des personnes en grande précarité, les « invité·e·s », et des entreprises, les « hôtes », prêtes à mettre à disposition temporairement leurs locaux la nuit et le week-end.

Le principe ? Offrir pendant plusieurs mois un espace dédié à un.e invité.e au sein d’une entreprise hôte avec un coin nuit, un coin cuisine, une armoire qui ferme à clé, des sanitaires et souvent, une douche.

L’objectif ? Accélérer le processus de réinsertion des personnes en grande précarité en leur apportant un lieu de vie sûr, stable et digne, favorable à la création d’intimité et de lien social. Autant d’éléments nécessaires pour se reconstruire et sortir de la précarité.

Depuis sa création, ce sont déjà 150 invité.e.s dans 22 villes en France qui ont pu bénéficier d’un accueil au sein des Bureaux du Cœur.

LA MISSION

L’Assistant·e reporte à la Déléguée Générale, avec lequel il·elle travaille en étroite collaboration.

Gestion administrative (50%)

  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
  • Traiter et transmettre les formulaires de demandes d’informations du site
  • Gestion administrative des adhésions et suivi des cotisations
  • Coordonner le paiement des partenaires et le remboursement des notes de frais avec le service comptable
  • Préparer et organiser la logistique des différentes réunions et événements, dont l’assemblée générale annuelle
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions du Bureau Exécutif (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants sur le Drive partagé (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
  • Rassembler des éléments de suivi (reporting, indicateurs, etc.)
  • Soutenir la mise en place d’un CRM et d’une plateforme de formation des bénévoles

RH (35%)

  • Préparer les paies du personnel
  • Suivre les questions de médecine du travail, du temps de travail (congés) et des avantages salariés (tickets restos, etc.)
  • Participer au recrutement des permanents et des bénévoles (réalisation et dépôt des annonces sur les sites, premier entretien et suivi)
  • Réaliser un processus d’onboarding pour les futurs permanents des Bureaux du Cœur

Communication (15%)

  • Rédiger des supports de communication (notes, rapports, comptes rendus, etc.).
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés).

CE QUE LES BUREAUX DU CŒUR OFFRENT

  • Un environnement de travail stimulant, agréable et à impact social fort !
  • Une équipe engagée et impliquée
  • Un projet en constante évolution qui a l’avenir devant lui
  • Un job aux tâches très variées, riche en contact humain et en défis à relever !

LES CONDITIONS

  • Contrat CDI ou CDD
  • Temps plein ou temps partiel
  • Rémunération : entre 25 000€ et 30 000€ annuels bruts pour un temps plein, selon expérience
  • Date de début : dès que possible
  • Télétravail important et aménageable // Localisation Paris mais grande flexibilité géographique.
  • Avantages : tickets restaurants et prise en charge des frais de transport en commun à 50%
Profile
  • Tu maîtrises les outils bureaucratiques indispensables à la prise de tes fonctions : Word, Excel et Powerpoint.
  • Tu es de nature autonome, structurée et dynamique, notamment face à des tâches administratives
  • Tu es social(e), à l’aise tant à l’oral qu’au téléphone
  • Tu es force de proposition
  • Tu as un intérêt pour l’ESS et le social