Financial, administrative, HR, logistics manager – Ukrainian crisis - Montreuil

short term contract
Montreuil, France
Associations
Partial remote possible
3 yrs of exp.
Posted on 06-21-2022
Start : juillet 2022

Bibliothèques Sans Frontières

A travers ses projets, BSF intervient sur les thématiques qui font le monde d’aujourd’hui : l’alphabétisation, la citoyenneté, l’inclusion numérique ou encore l’intégration des personnes réfugiées.

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  • Website
  • NGO
  • Between 50 and 250 employees
  • Associations
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Bibliothèques sans Frontières est une association non gouvernementale internationale reconnue d’intérêt général. Depuis 2007, dans plus de 30 pays, BSF travaille à permettre l’accès à l’éducation, l’information et la culture auprès de ceux qui en sont privés. A travers le développement d’outils frugaux et mobiles (ldeas Box, ldeas Cube, cartes Kajou), la sélection de contenus sur mesure et la formation et l’accompagnement des acteurs de terrain, BSF vise à permettre à toute personne, en toutes circonstances, de vivre dignement grâce à un meilleur accès à l’information, à l’éducation et à la culture.

Dans des contextes d’urgence et de déplacement de populations, BSF déploie ses outils et son expertise au plus vite en coordination avec la communauté humanitaire afin de permettre aux populations démunies et désemparées d’avoir accès à des sources d’informations fiables et des contenus dans leur langue, des espaces ludo-éducatifs pour les enfants, etc.

Bibliothèques Sans Frontières est un réseau international composé de 5 organisations (BSF France, BSF Belgique, BSF ltalie, BSF Suisse, Libraries without Borders US) et active en Europe, Afrique, Moyen-Orient, et Asie.

Pour en savoir plus : www.bibliosansfrontieres.org.

CONTEXTE DU POSTE

La détérioration rapide de la situation sécuritaire en Ukraine suite à l’offensive russe entraîne des déplacements massifs de populations dans le pays et hors de ses frontières.

Depuis le 10 mars dernier, le réseau Bibliothèques Sans Frontières en Europe – BSF France, BSF Belgique, BSF Italie et BSF Suisse- se mobilise pour déployer des solutions d’urgence, d’accueil et d’intégration à destination des populations ukrainiennes réfugiées et déplacées dans les pays frontaliers de l’Ukraine et en Ukraine.

Cette réponse d’urgence se décline à travers le déploiement de 10 espaces Ideas Box et de 20 bibliothèques d’urgence dans 6 pays (Ukraine, Pologne, Moldavie, Belgique, Italie, France).

Dans le cadre de cette réponse à la crise en Ukraine, BSF recrute un.e Chargé.e de gestion financière, administrative, RH et logistique - réponse Ukraine.

PROFIL DE POSTE

Situation dans la structure :

Le/la chargé.e de gestion est sous l’autorité hiérarchique directe du coordinateur.trice de la réponse Ukraine.

Il/elle est également en lien fonctionnel avec les départements Finances, RH et logistique du siège.

Il/Elle a la responsabilité d’assurer une gestion administrative et financière rigoureuse du programme de réponse Ukraine et des questions RH et logistique liées à ce programme, dans le respect des politiques et procédures en vigueur au sein de BSF mais également des procédures bailleurs.

Ses missions sont les suivantes :

Gestion comptable et budgétaire

- Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes

- Suivre et analyser l’affectation des RH et matériels de la réponse

- Préparation des documents administratifs et des budgets liés aux projets

- Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département Finances du siège

- Superviser les demandes de mise à disposition de fonds pour les missions et du suivi des dépenses effectuées (journaux de caisse et pièces justificatives)

- Gérer les transferts de fonds et veiller à la sécurité des fonds/caisses en collaboration avec les coordinateur pays (Ukraine, Pologne, Moldavie)

Gestion légale, administrative et RH

- Veiller au respect des procédures administratives de BSF dans chacun des pays d’intervention, pour le périmètre du programme

- Coordonner et suivre l’enregistrement de BSF dans ses différents pays d’intervention (Ukraine, Pologne, Moldavie)

- Gérer et suivre les assurances pour les missions terrain et contrats d’expatriation, en lien avec le département RH du siège

- Suivre les recrutements en cours autour de la réponse Ukraine et appuyer le département RH dans tout le process de recrutement et contractualisation des nouveaux arrivants

- Appuyer les équipes de la réponse Ukraine dans l’organisation de leurs missions et déplacements (réservations de transports, logements, per diems, demandes éventuelles de visa, etc.)

- S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs.

Appui logistique

- Assurer l’interface entre les opérations et le service achat et expéditions au siège : rédaction et archives des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.

- Garantir le respect des procédures internes de BSF, en particulier des procédures d’achat, et les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds

- Appuyer les missions (Ukraine, Moldavie, Pologne) sur leur gestion logistique

CONDITIONS DU POSTE

Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Durée du contrat : 6 mois

Date de démarrage : Dès que possible.

Statut et modalité de gestion du temps de travail : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours). Rattachement à la Convention Collective Nationale de l’Animation, dont BSF dépend.

Rémunération : Selon grille salariale de BSF et expérience

Avantages : Tickets restaurant (50%) d’une valeur faciale de 8.00€; Mutuelle (50%) ; prévoyance ; prise en charge du titre de transport local à 50%.

Lieu de travail : Siège de BSF, Montreuil (93). Possibilité de télé-travail (2jours/semaine) selon la Charte de télé-travail de BSF en vigueur.

POUR POSTULER

Veuillez cliquer sur l'intitulé de poste correspondant et remplir le formulaire en ligne suivant (incluant l'envoi de CV et lettre de motivation) : https://www.bibliosansfrontieres.org/nous- aider/travailler-chez-bsf/

Profile

Formation et expériences

- Diplôme en Finance et gestion administrative, logistique

- Expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire

- Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds notamment UE, AFD, Nations-Unies

- Solides connaissances en comptabilité

- Expérience en administration des associations

- Expérience en logistique terrain ou siège dans l’humanitaire serait un plus

- Excellente maitrise de la suite Microsoft Office

- Langues : Français et Anglais

Qualités

- Bonne gestion du stress / rigueur, organisation et fiabilité ;

- Sens des responsabilités ;

- Capacité à travailler en autonomie

- Force de proposition

- Capacités d’adaptation, gestion des priorités et pragmatisme

- Qualités relationnelles et de communication / Esprit d’équipe