Position of Administrative and Financial Manager - Paris

Long term
Paris, France
Citizen engagement
Occasional remote authorized
5 yrs of exp.
Posted on 11-03-2022
Start : décembre 2022

Association Sherpa

Sherpa met en œuvre des activités de plaidoyer et initie depuis 20 ans des contentieux stratégiques innovants afin renforcer la responsabilité des acteurs économiques.

More informations
  • Website
  • NGO
  • < 15 persons
  • Citizen engagement
Read more

Sherpa est une association Loi 1901 qui a pour objet de combattre les nouvelles formes d’impunité liées à la mondialisation des échanges et de protéger les victimes des crimes économiques en s’appuyant sur le droit (cf site www.asso-sherpa.org).

Depuis 2001, notre équipe d’avocats et de juristes travaille à faire du droit un outil au service d’une mondialisation plus juste. Sherpa cherche à créer des précédents législatifs innovants pour tenir les multinationales et les hauts-dirigeants responsables de leurs actes dans le monde entier. En articulant campagnes de plaidoyers, contentieux stratégique, recherche juridique et renforcement des capacités de ses partenaires, Sherpa avance vers la création d’un cadre juridique plus protecteur des communautés et des travailleurs.

Sherpa cherche actuellement un⸱e Responsable Administratif⸱ve et Financier⸱ère en temps partiel pour une durée illimitée, à compter de décembre 2022.

Tâches principales

1. Assurer la gestion financière

  • Gérer la comptabilité de l’association en relation avec le cabinet comptable : transmettre les informations requises pour la saisie comptable par notre prestataire, suivi de la trésorerie, préparation de la clôture des comptes, etc.
  • Superviser la clôture annuelle des comptes en lien avec le Trésorier, le commissaire aux comptes et le cabinet comptable
  • Gérer la gestion des comptes bancaires, le suivi de la trésorerie et anticiper ses évolutions
  • Elaborer, en lien avec la Directrice, le budget annuel de l’association et superviser son suivi trimestriel
  • Mettre en place des outils adaptés à la gestion de l’association
  • Participer à la conception et au suivi des budgets spécifiques dans le cadre des appels à projets des bailleurs de fonds, en lien avec la Responsable de Levée de fonds
  • Assurer la gestion financière d’un projet financé par l’AFD

2. Volet RH : assurer la gestion paie et administration du personnel

  • Gérer l’administration de la paie en lien avec le prestataire comptable, qui s’occupe de l’édition les bulletins de paie
  • Assurer le suivi des variables de la paie (congés et arrêts)
  • Gérer les contrats de travail
  • Veiller au respect des obligations légales et du DUERP, veille sur tout changement légal
  • Veiller à la bonne tenue des déclarations sociales mensuelles et trimestrielles, ainsi que du registre du personnel
  • Gérer les enregistrements aux différents organismes : médecine du travail, mutuelle, PEE…

3. Assurer la gestion logistique : logistique, achats et procédures

  • Appuyer l’ensemble de l’équipe sur le plan logistique :

o gérer les achats quotidiens, les remboursements et les relations avec les fournisseurs

o gérer l’intendance des locaux (dont loyer, matériel, stocks de l’association, assurance)

o organiser les déplacements professionnels de l’équipe

o gérer les locations de salles pour évènements ponctuels

  • Réceptionner, contrôler et régler les factures, ainsi que les frais généraux (loyers, etc.) et des notes de frais
  • Organiser le support et la maintenance, en lien avec un prestataire, de l’ensemble de l’architecture informatique de l’association (serveur cloud, emails et archivage), et être la personne référente RGPD
  • Proposer la rédaction et la mise à jour des procédures et plus généralement veiller à ce qu’il existe une documentation appropriée et organisée en matière comptable, administrative et RH

4. Assurer la gestion administrative

  • Contribuer à la définition des procédures de fonctionnement administratif et logistique de l’association, sous la supervision de la présidence et de la direction
  • Superviser le suivi administratif de l’association : organisation des CA, des AG, démarches auprès de la préfecture
  • Gérer l’accueil téléphonique, la boite mail contact de l’association et le courrier postal
  • Appuyer le ou la Responsable de Levée de Fonds sur la rédaction de propositions de projets, sur les parties administratives notamment

5. Travail transversal avec l’équipe de Sherpa

  • Superviser les potentiels stagiaires, bénévoles et chargés de mission/projet sous sa responsabilité
  • Appuyer l’équipe Sherpa sur les thématiques et taches transversales
  • Participer aux groupes de travail et, plus généralement, à la vie de l’association et de ses membres et être force de proposition pour développer le collectif
Profile

Compétences et qualités requises :

  • Vous avez des compétences certaines en élaboration et suivi budgétaire, contrôle de gestion, supervision comptable, administration RH
  • Vous avez des connaissances en droit du travail
  • Vous maîtrisez Word, Excel et Powerpoint
  • Vous savez développer des outils et élaborer des process, pour structurer au mieux l’activité
  • Vous êtes de nature engagée, pro-active, apporteuse de solutions, rigoureuse, flexible
  • Vous avez une grande aisance relationnelle et capacité d’écoute
  • Une expérience avec un bailleur public type AFD sera appréciée

Formations et expérience :

  • De formation Bac+4 minimum en gestion, finances, comptabilité, droit social/droit du travail
  • Vous disposez de 5 ans d’expérience minimum sur des postes à responsabilité en gestion administrative et financière ou en comptabilité
  • Vous avez une appétence pour le milieu associatif et militant

Adhésion aux aspects pratiques

  • CDI à temps partiel
  • Poste à pourvoir dès que possible (intégration progressive sur les missions en complémentarité avec la Responsable du Développement en poste)
  • Lieu de travail : Siège de l’association Sherpa, 80 quai de Jemmapes 75010 Paris
  • Conditions financières : en fonction de la grille des salaires (selon expérience)
  • 6 semaines de vacances, 50% de la mutuelle complémentaire, des Tickets Restaurant et de la carte Navigo remboursé.
  • Télétravail possible mais ponctuel (1 à 2 jours par semaine)