Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Sous l’autorité du Président de l’association et sous l’encadrement fonctionnel des membres du bureau et de la responsable administrative et financière, le/la chargé(e) de gestion administrative et comptable aura pour missions :
1- Gestion administrative (30 % temps)
• Accueil téléphonique et physique, renseignement, orientation
• Rédaction de courriers standards, correspondances, convocations, note de service
• Constitution, mise à jour et archivage des dossiers administratifs, commerciaux et sociaux
• Gestion de la diffusion interne et des affichages d’informations
• Secrétariat pour la vie associative (convocations et procès-verbaux des réunions du bureau, du conseil d’administration, de l’assemblée générale, déclaration en préfecture…)
• Gestion des déclarations de sinistre avec les assurances
• Gestion des commandes de fournitures et matériaux
• Gestion administrative du personnel et des bénévoles : enregistrement et contrôle des notes de frais des collaborateurs, assistance aux collaborateurs en cas de souci (véhicule, informatique...)
2- Gestion comptable (30 % temps)
• Etablissement des factures aux jardiniers, gestion des relances et des remboursements
• Suivi des encaissements à la banque et en caisse
• Contrôle des facturations fournisseurs, rapprochement avec les bons de livraisons, remboursement aux bénévoles en cas de frais avancés pour le compte de l’association
• Validation des bons à payer et des affectations analytiques
• Tenue de la caisse (enregistrement des entrées et sorties des espèces)
• Tenue des classeurs de documents de banque et des factures d’achats
• Saisie de la comptabilité dans le logiciel de gestion comptable
• Etablissement de la navette des salaires et versement des salaires
• Suivi des contrats de travail, des déclarations fiscales et sociales en lien avec le cabinet comptable
• Lien avec les services comptables, sociaux et fiscaux
• Préparation des demandes de subvention (collecte des besoins techniques et financiers rédaction et transmission des demandes)
Association Blésoise des Jardins Familiaux (ABJF)
18, rue Roland Dorgelès - 41000 BLOIS
• Suivi administratif et financier des subventions (de l’obtention de la convention à la demande de paiement finale), contact avec les partenaires financiers
3- Gestion commerciale (30 % temps)
• Gestion des demandes de jardins, transmission des règles d’usage, de bonne conduite
• Création du dossier « jardinier » : contrat de mise à disposition, règlement intérieur, fiche client dans le logiciel de gestion commerciale
• Tenue des listes d’occupation des groupes de jardins (dans le logiciel et dans excel) et transmission aux responsables de groupe
• Participation au développement de l’offre de parcelles gérées par l’association
• Tenue du grand-livre client
• Suivi des cautions
• Suivi de la consommation de l’eau par parcelle/par groupe
• Gestion des départs et archivage des dossiers
4- Vie associative (10 % temps)
• Gestion de la communication de l’association sur le site internet et la page Facebook
• Participation à la mobilisation des bénévoles jardiniers
• Contribution à la vie d’équipe (réunions et coordination de la logistique)
• Développement des relations avec le public et les partenaires associatifs et institutionnels
• Organisation et coordination des événements grand public
Ce poste implique des missions en étroite relation avec l’équipe salariée et les bénévoles de l’association. Cette liste est non exhaustive et peut évoluer en fonction du développement de l'entreprise.
