VERSATILE ADMINISTRATIVE ASSISTANT - Paris - Paris

short term contract
Paris, France
Learning
Occasional remote authorized
Posted on 11-22-2022
Start : décembre 2022

APapp

Animer un réseau d'organismes de formation qui privilégie une approche bienveillante des personnes au plus près de leurs projets via une démarche développant leur autonomie et leur confiance en elles

More informations
Read more

Sous la responsabilité de la direction, vous assurez le suivi technique, administratif et comptable de l’association et de ses différents dispositifs de formation. De manière transversale, vous assurez le secrétariat et contribuez à perfectionner l’organisation et les processus de travail. Les missions portent dans le détail sur les interventions suivantes :

Suivre et gérer les actions de formation :

  • Gestion des inscriptions et suivi du calendrier
  • Transmission des conventions, programmes, convocations et suivi et classement des pièces administratives (émargement, évaluations, …)
  • Gestion de la logistique (salles, restaurants, fournitures, déplacements et note de frais des formateurs)
  • Réalisation et envoi des certificats de réalisation et des habilitations

Assurer les activités administratives et apporter un soutien technique à l’équipe

  • Traiter la boite mail administrative de l’association – répondre aux sollicitations internes et externes
  • Classement et archivage de documents
  • Suivre la gestion du matériel de l’association (logiciel, fournitures)
  • Gestion logistique des déplacements
  • Actualisation des bases de données
  • Logistique afférente à l’organisation des manifestations de l’APapp (conférences, ateliers, ….)
  • Rédaction de compte rendu de réunions

Assurer les tâches courantes de comptabilité

  • Archivage des documents comptables et transmission au cabinet comptable
  • Suivi et reporting des dépenses et des recettes de l’association
  • Contrôle, saisie et archivage des notes de frais des salariés
  • Traitement régulièrement des points comptables en suspens
  • Edition des factures
  • Encaissement des chèques
  • Relances des impayés

Pour candidater : un CV ; une lettre de motivation, des anecdotes ou quelques lignes sur vos atouts pour mener à bien ces missions opérationnelles

Profile

Connaissances :

  • Outils de bureautique : WORD / EXCEL
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Connaissance du logiciel SAGE CIEL compta serait un plus
  • Une bonne connaissance du secteur de la formation est appréciée

Compétences comportementales :

  • Avoir le sens de l’organisation, être méthodique/rigoureux
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation et d’anticipation
  • Être en vigilance sur les diffusions (auto contrôle de chaque document produit avant diffusion et vérification des calculs

Contrat de professionnalisation expérimental de 12 mois

Ce poste a vocation à évoluer selon le profil et les compétences de la personne recrutée.