The Afev is looking for an Administrative Manager.ve - Paris

Long term
Paris, France
Education
No remote
41000€ (Annual)
4 yrs of exp.
Posted on 11-26-2022

AFEV

En luttant contre les inégalités éducatives et sociales, l'Afev agit pour une société plus juste et solidaire à travers : le mentorat étudiant, le volontariat et les colocations à projets solidaires.

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  • Website
  • NGO
  • Between 250 and 2000 employees
  • Education
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Après une diversification de ses programmes, une expansion territoriale progressive et une croissance de plus de 10% par an depuis 10 ans, l’Afev vit une forte accélération de son développement. C’est dans ce contexte que la Direction Administrative et Financière (DAF) souhaite renforcer ses équipes, et crée un poste de Responsable Administratif.ve.

La Direction Administrative et Financière coordonne l’activité administrative, sociale et financière de l’association. Elle assure actuellement le suivi de la comptabilité fournisseur, la gestion des services généraux , est garante du suivi budgétaire (70 budgets) et pilote ces questions pour l’ensemble de la structure : un siège composé de 50 salariés + 10 délégations régionales et 57 antennes locales composées de 450 salariés;

La création du poste de responsable administratif.ve et comptable va permettre d’élargir le champ d’activité de cette direction : en intégrant le portage de l’administration du personnel et la gestion sociale.

Descriptif du poste :

L.e/a responsable administratif.ve travaille sous la responsabilité directe de la DAF et en lien fort avec le département RH pour les dossiers d’administration du personnel, paie.

Ses principales missions

  • Vous managez une équipe de 3 personnes placée sous votre responsabilité (un.e chargé.e des services généraux, un.e assistant.e administrative des services généraux, un.e gestionnaire de paie/administration du personnel )et facilitez leur organisation de travail avec le département RH et les équipes comptables sur leurs sujets respectifs
  • Vous secondez la Directrice Administrative et Financière sur des dossiers sur lesquels elle sollicite votre appui
  • Vous coordonnez, planifiez, mettez en œuvre, contrôlez et évaluez l’ensemble des activités liées à la gestion de la paie et des notes de frais, aux services généraux (pour le siège et les locaux au sein des pôles) et aux achats (fournitures, déplacements / transports)
  • Vous intervenez comme pilote ou contributeur sur plusieurs projets de modernisation liés à la comptabilité et finance (exemples de projets possibles : optimisation de la gestion des notes de frais, réduction des délais de traitement, dématérialisation des procédures, amélioration de la prise en main des outils mis à disposition des pôles …)

Ses principales activités

  • Contrôler et suivre la gestion de la paie externalisée : de l’ensemble des éléments fixes et variables : ancienneté, congés maladie, accident du travail.
  • Suivi de la bonne exécution de la paie, établissement des déclarations obligatoires (DSN, formation, apprentissage, handicapés...), règlement des cotisations sociales, la bonne intégration des éléments de paie dans la comptabilité et de la justification des éléments comptables découlant de la paie
  • Etre le garant.e de l’application des procédures internes de traitement et de remboursement des notes de frais et de la bonne intégration et justification des notes de frais dans la comptabilité
  • Etre garant.e et relais de la gestion des frais généraux : gestion des locaux (baux, entretien, réparation, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.), gestion des stocks et approvisionnement, mise en œuvre de la politique de déplacement, gestion des assurances
  • Assurer une veille sociale et juridique
  • Améliorer les procédures, les outils et les méthodes de gestion
  • Appuyer la Directrice Administrative et Financière dans la mise en œuvre des procédures administratives de la Direction et de la RGPD
Profile

Expériences recherchées : nous recherchons une personne ayant une expérience de 3 à 5 ans en qualité de responsable au sein d’un service administratif /comptable ou financier ou en cabinet comptable /social ainsi qu’une première expérience en management.

Compétences spécifiques souhaitées

  • des compétences en matière de comptabilité, droit social et des solides connaissances des règles de paie, des règles de contrôle, de calcul et d’exécution de la paie
  • une bonne appréhension du suivi de procédures comptables et la gestion des frais généraux sont indispensables pour mener à bien les missions du poste.
  • une capacité à superviser des équipes et à réaliser par soi-même des activités opérationnelles de paie et de comptabilité est indispensable
  • un intérêt pour la gestion de projet et la formalisation de procédures.
  • une appétence pour les outils numériques est un plus pour intervenir sur l’amélioration des process