Office Manager (H/F)

Long term
Marseille, France
Health
Occasional remote authorized
Posted on 07-20-2021
Start : septembre 2021

ROFIM

Réduire l'errance diagnostique et améliorer le parcours patient

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  • < 15 persons
  • Health
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ENVIRONNEMENT

Nous rejoindre, c’est évoluer au sein d’un environnement digne d’une start-up, dans un incubateur sur la Joliette, dans un environnement multi-startups et aux côtés d’une équipe jeune et passionnée.

Rofim, startup incubée par Korner en 2017 puis accélérée par ZeBox dès 2019. Rofim est la première plateforme de diagnostic collaboratif et de télémédecine made in France. La startup a été créée à Marseille, par un médecin, afin de faciliter les échanges et le partage de données de santé entre confrères.


FINALITE DU POSTE

Rattaché à la Direction, l’Office Manager gère les flux administratifs quotidiens liés au fonctionnement de ROFIM. Il est garant que ROFIM soit à jour sur l’ensemble des dossiers qui lui sont confiés. Son travail permet à la Direction d’avoir des informations fiables et une gestion transparente.


PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

• Assurer la gestion des factures et des notes de frais et des factures de l’équipe permanente

• Suivre les écritures comptables de manière périodique (compta analytique, enregistrement de l’ensemble des dépenses et des produits, comptes clients et fournisseurs, cotisations sociales et des salaires etc.).

• Assurer le classement analytique et l’archivage de l’ensemble des pièces comptables

• Assurer la gestion et le suivi de l’ensemble des fournisseurs en lien avec l’ensemble de l’équipe

• Préparer les virements et assurer la gestion hebdomadaire de la trésorerie

• Gestion des PMT

• Relancer les impayés et collecter les pièces comptables manquantes

• Réaliser les rapprochements bancaires

• Tenir à jour les informations de la start-up


PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE SOCIALE

• Préparer les éléments variables de la paie

• Assurer le suivi administratif des arrêts de travail, CPs, bulletins de salaires, heures supplémentaires, de la relation avec les organismes sociaux, les OPCO, la médecine du travail et la mutuelle

• Assister la direction sur la mise en ligne et le suivi des offres d’emploi de la start-up et assurer l’accueil administratif des salarié.e.s entrant.e.s (transmission d’informations administratives, etc.)


ASSURER LA GESTION DES MOYENS GENERAUX

• Gérer le petit matériel informatique et autre

• Gérer les outils de stockage et de suivi type Drive, CRM

• Gérer les lignes téléphoniques

• Gérer le courrier, les colis et les commandes associées

• Proposer et gérer les prestataires de service

• Gérer les éléments de bien-être du local (café, thé, collations, etc.)


RELATION INTERNE/EXTERNE DE VOTRE POSTE

• Cabinet comptable/social

• Pouvoirs publics pour la mise à jour des informations

• Direction de ROFIM et tous les salariés, contractuels, stagiaires


CONDITIONS

• Prise en charge de 50% du forfait transport

• Mutuelle

• Date de prise de poste : au plus tard 01/09/2021

• Type d’emploi : Temps plein, CDI, période d’essai de 2 mois renouvelable

• Localisation : Marseille 2e

• Télétravail occasionnel autorisé


Mesures COVID-19:

Désinfection régulière des postes de travail

Port du masque obligatoire en dehors du poste de travail attitré

Fourniture de masques et gel hydroalcoolique

Espacement des postes de travail

Aération régulière des espaces communs

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