Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Finalité du poste
Rattaché à la Direction, l’office manager gère les flux administratifs quotidiens liés au fonctionnement de l’association. Il est garant que l’association soit à jour sur l’ensemble des dossiers qui lui sont confiés. Son travail permet à la Direction d’avoir des informations fiables et une gestion transparente pour les autorités extérieurs
- Participer à la gestion administrative et financière
- Assurer la gestion quotidienne des notes de frais et des factures de l’équipe permanente et des bénévoles
- Suivre les écritures comptables quotidiennes (compta analytique, enregistrement de l’ensemble des dépenses et des produits, comptes clients et fournisseurs, etc.).
- Suivre l’écriture comptable des cotisations sociales et des salaires
- Assurer le classement analytique et l’archivage de l’ensemble des pièces comptables
- Assurer la gestion et le suivi de l'ensemble des fournisseurs en lien avec l’ensemble de l’équipe
- Préparer les virements et assurer la gestion quotidienne
- Relancer les impayés et collecter les pièces comptables manquantes
- Réaliser les rapprochements bancaires et lettrage
- Tenir à jour les informations de l’association auprès des pouvoirs publics
- Participer à la gestion administrative sociale de l’association :
- Préparer les éléments variables de la paie et éditer des fiches de paie à partir d’une plateforme dédiée.
- Assurer le suivi administratif des arrêts de travail, CPs, bulletins de salaires, heures supplémentaires, de la relation avec les organismes sociaux, les OPCO, la médecine du travail et la mutuelle.
- Assister la direction sur la mise en ligne et le suivi des offres d’emploi de l’association et assurer l’accueil administratif des salarié.e.s entrant.e.s (DPAE, transmission d’informations administratives, etc.)
- Assurer la gestion des moyens généraux :
- Assurer le fonctionnement du local de l’association dans son ensemble
- Gestion de petit matériel informatique et autre
- Gestion des lignes téléphoniques de l’association
- Responsable pour le courrier, les colis et les commandes associées
- Supervision des déménagements de l’association et organisation de ceux-ci (déménagement en juillet vers le 13ème arrondissement)
- Proposer et gérer les prestataires de service (bureautique, ménage, etc.)
- Gérer les éléments de bien-être du local (café, thé, collations, etc.)
Relation Interne / externe de votre poste
> Cabinet comptable pour le suivi des écritures comptables et la clôture des comptes
> Pouvoirs publics pour la mise à jour des informations de l’association
>Toute autorité administrative en lien avec le rôle d’employeur de Nightline concernant le suivi administratif social
> Direction de Nightline
> Tous les services : concernant notamment les moyens généraux
> Bénévoles
Profil recherché
Compétences professionnelles :
> Avoir une réelle appétence pour les questions administratives et financières
> Une expérience significative sur des postes similaires en association, PME ou en cabinet comptable.
> Vous avez la maîtrise de la gestion administrative numérique (0 papier)
Compétences humaines :
Sens de la confidentialité : Loyal, constructif et extrêmement discret, vous êtes le collaborateur de confiance de la direction
Rigueur : Vous êtes patient·e, avec un œil pour le détail.
Sens relationnel : vous savez être proactive vers les différents acteurs et animer ses relations avec bienveillance et diplomatie
Par ailleurs, vous êtes sensible au sujet de la déstigmatisation de la santé mentale en France et à la cause étudiante.
Les petits plus à votre candidature :
> Connaissances de base en paie et droit social pour faire le lien avec le prestataire de paie.
> Connaissance de la plateforme Payfit est appréciée.
> Maîtrise d’un logiciel comptable.
Conditions de travail
Salaire : à partir de 2300€/mois brut à négocier selon expérience.
Avantages : prise en charge de 100% du forfait transport et 70% de la mutuelle
Date de prise de poste : dès que possible
Localisation : 75009 Paris
Type d'emploi : Temps plein, CDI, période d'essai de 2 mois renouvelable
