Chargé.e de Gestion Administrative - Roubaix

short term contract
Roubaix, France
Training
Posted on 05-11-2021

Chargé.e de Gestion Administrative

Former le plus grand nombre au métier du digital et favorisé l'inclusion numérique !

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 Placé.e sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier HDF, le.la Chargé.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et sera responsable de la Gestion Administrative et logistique des formations en continue et en alternance des demandeurs d’emploi et des salariés des entreprises.

Il.elle est en interactions avec :

  • Responsable Campus
  • Chargé.e.s d’insertion professionnelle
  • Chargé.e de relation Entreprises et placement
  • Chargé.e de Communication
  • Formateurs et Intervenants (internes ou externes)
  • les apprenants des formations


Missions principales :

Sécurisation Administrative

  • Prise en main du nouvel outil d’émargement électronique et référente pour l’IU.
  • Vérification des feuilles d’émargement et actions correctives le cas échéant.
  • Appui des Équipes Pédagogiques pour assurer :
  • la préparation des documents administratifs de rentrée et sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat…)
  • la centralisation et le classement des documents administratifs
  • la qualité des saisies dans l’ERP de gestion des formations.
  • et répondre aux questions administratives des apprenants lorsque le.a formateur.rice ou le.la CIP ne peuvent leur répondre
  • Préparation des contrats de prestation, en relation avec les opérationnels, les formateurs et la Direction des Ressources Humaines (Siège / Montreuil).
  • Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun
  • Mise à jour et suivi de l’échéancier des conventions et des obligations administratives et financières
  • Contribution à l’organisation et à la gestion administrative des passages de certifications


Préparation et Gestion Logistique

  • Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.
  • Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, …
  • Gestion des fournitures dans les fabriques.
  • Gestion du stock des PC en collaboration avec le SI et les opérationnels.


Contribution transversale ponctuelle, selon opportunité et besoin : Sourcing, événementiel et communication

  • Participation au sourcing des apprenants, à la communication Opérationnelle,
  • Force de proposition sur les différents aspects de l’activité


Profil


Compétences

  • Esprit d’équipe : collaboration, communication interne, entraide et bienveillance
  • Organisation personnelle, autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
  • capacité à anticiper, prioriser, planifier et suivre les actions d’une équipe projet, utilisation des outils de planification (TRELLO…)
  • Gestion administrative : rigueur, suivi des dossiers
  • Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
  • Intérêt pour la pédagogie alternative du type Simplon
  • Connaissances des métiers en tension dans le numérique et des enjeux de la transformation numérique des entreprises


Expériences requises

Expérience avérée de 3 ans dans la Gestion Administrative de formation.

Type d’emploi : CDD 10 à 12 mois

39 heures hebdomadaire

poste basé à Roubaix puis à Lille à partir de septembre 21 + déplacements à prévoir en région Hauts de France et IDF (Montreuil siège Simplon)

Salaire : selon profil

Le poste est ouvert aux personnes en situation d’handicap