[Imagination Machine] Office Manager part-time - Nantes

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Nantes
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Posted on 06-08-2021

Imagination Machine

Imagination Machine est un startup studio qui identifie des opportunités ambitieuses, recrute des entrepreneurs talentueux, et agit en tant que co-fondateur sur le long terme.

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  • Between 50 and 250 employees
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Imagination Machine est un startup studio créé fin 2017 par Rob Spiro, serial entrepreneur californien.

Notre conviction : l’entrepreneuriat est l’une des voies pour changer le monde ! C’est pour cela qu’Imagination Machine s’implique dans des projets ambitieux et à impact positif, intégrant généralement une nouvelle technologie software ou hardware.

Quelques chiffres clés sur Imagination Machine :
🚀 11 sociétés créées, lancées, financées, en 3 ans
🚀 5,5 M€ levés juste pour Imagination Machine, 12 M€ levés par nos startups
🚀 Une équipe de 25 entrepreneurs passionnés et bienveillants
Notre objectif : devenir le laboratoire de produits au service de l’impact positif.

Intégrer Imagination Machine à ce stade, c’est peu ou proue comme entrer dans le cockpit d’un avion à pleine vitesse : nous co-gèrons 11 startups à la fois, faisons une quinzaine de recrutements clés par an, concluons une demi-douzaine de deals investisseurs par an ! Et tout cela jusqu’à présent avec une équipe de 4 personnes qui suivent une ligne directrice simple : avoir un impact positif.

Pour participer à cette aventure à nos côtés, nous recherchons un Office Manager part-time qui ait de l’énergie, de l’humilité et le goût du challenge !! C’est un poste essentiel pour le bien-être et l’épanouissement de l’équipe d’Imagination Machine et de nos entrepreneurs !


Concrètement, en tant qu’Office Manager d’Imagination Machine, vos missions porteront sur deux volets :

1. L’aide au recrutement :

Rattaché à l’Operating Partner en charge du sourcing des entrepreneurs et des profils clés au sein de nos startups, vous intervenez sur tous les sujets liés au recrutement :

  • de la mise en ligne des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens, prises de références
  • … à l’onboarding des nouveaux entrepreneurs : pré-onboarding (juridique (contrats), informatique (création des accès outils) et physique (pass d’accès au bureau nantais) au besoin), accueil le jour J, installation et prise en main des outils : vous faites en sorte que, dès le 1er jour, nos entrepreneurs se sentent bien !

2. L’organisation de la vie d’équipe et de “bureau” :

L’équipe d’Imagination Machine et une grande partie de nos entrepreneurs sont en télé-travail, d’autres sont installés physiquement avec des membres de leurs équipes dans nos locaux sur l’île de Nantes : sur tous ces terrains et auprès de tous ces interlocuteurs, vous serez le point d’entrée des demandes - collaborateurs et entrepreneurs - liées à l’environnement de travail. Vous avez donc un rôle central dans l’organisation, la gestion et l’intendance de l’espace et de la vie d’équipe d’Imagination Machine !

Vous assurez ainsi :

  • l’animation de notre communauté interne d’entrepreneurs en résidence : organisation d’événements (master classes, galettes des rois, team building, etc)
  • l’organisation au quotidien pour nos entrepreneurs (réservation de billets de train ou logements en fonction des besoins, etc)
  • la gestion de nos bureaux à la Cantine numérique : point de contact pour les entrepreneurs et pour l’Office Manager de la Cantine, gestion de commandes de fournitures, gestion du parc informatique, gestion du courrier, etc
  • vous gérez également l’adresse mail de contact générique d’Imagination Machine.

Pour ce poste, nous recherchons un couteau suisse, une personne n’ayant pas peur de mettre les mains dans le cambouis en fonction de ses compétences ! Concrètement, vous pourrez ainsi être amené(e) dans la même journée à organiser aussi bien des user tests pour nos entrepreneurs ou à refaire les stocks de tablettes de chocolat qu’à corriger l’orthographe d’un document stratégique à destination d’investisseurs !


  • Vous avez une première expérience significative en office management
  • Vous maîtrisez parfaitement Excel/Sheets & Microsoft Office, et vous connaissez l’environnement startup et les outils généralement utilisés (Slack, Notion, etc)
  • Il vous est très facile de passer d’un sujet à l’autre et de paralléliser les tâches : ce que nous cherchons, c’est un couteau suisse, qui plus est capable de faire face aux imprévus !
  • Vous êtes très organisé(e) et portez une grande attention au détail… et à l’orthographe.
  • On dit de vous que vous réunissez les 3 qualités suivantes : humilité, rigueur et écoute
  • Vous avez un sens du relationnel exacerbé, un esprit positif et une capacité à créer du lien autour de vous : jovial(e), polyvalent(e), force de proposition, réactif(ve), empathique et proactif(ve) !
  • Vous êtes moteur dans la prise en main des sujets, hyper rigoureu(se) et persévérant(e), prêt(e) à relancer vos interlocuteurs sans relâche pour que vos demandes soient traitées
  • Vous êtes à l’aise avec l’administratif !