CDI Coordinateur(trice) speakers World Forum (ouvert aux contrats d'insertion CUI-CAE)

Posted on 01-22-2015

Réseau Alliances / World Forum Lille

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Offre d'emploi en CDI (contrat insertion CUI-CAE) à pourvoir début mars 2015 : coordinateur(-trice) intervenants du Forum Mondial de l'Economie Responsable (World Forum for a Responsible Economy) 

Evènement international majeur de l'Economie Responsable, organisé depuis 2007, le World Forum for a Responsible Economy accueille chaque année 200 intervenants et plus de 5000 participants durant 3 jours (édition 2015 : 20 au 22 octobre) 

La mission du coordinateur(trice) speaker consiste à assister l’équipe dans la gestion administrative du pôle et de prendre en charge spécifiquement la logistique des intervenants.

L’ENTREPRISE

Réseau Alliances, créé en 1993, compte aujourd’hui 20 collaborateurs, plus de 50 bénévoles et plus de 30 partenaires publics et privés. Il compte 200 entreprises adhérentes, représentant environ 1/3 du poids économique régional  (Nord-Pas de Calais).

Sa mission : Mobiliser et accompagner les entreprises pour provoquer une économie responsable. En s’appuyant sur la détection et la promotion des Bonnes Pratiques RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les actions déployées par Réseau Alliances vont de la sensibilisation (trophées, conférences) à l’accompagnement individuel (diagnostics, ateliers d’échange, formations), en s’appuyant sur ses domaines d’expertise qui portent actuellement sur la diversité et l’égalité des chances, l’économie de la fonctionnalité, la mobilité durable et les achats responsables. Enfin, le World Forum, organisé depuis 2007 par Réseau Alliances, a comme ambition de « provoquer une économie responsable », en élargissant au monde entier la recherche et la promotion de bonnes pratiques.  

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Réseau Alliances est organisé autour de :

-        4 pôles thématiques : accompagnement des entreprises à la RSE, recherche et promotion des  bonnes pratiques d’entreprise, diversité et insertion, World Forum

-        3 pôles transversaux : communication,  partenariats, Administration et finances

Le poste fait partie du pôle World Forum. Le/la Coordinateur (-trice) est rattaché(e) à la  directrice du pôle.

Le pôle comprend aussi une responsable des relations internationales, une responsable de l’événementiel, une responsable des relations avec l’enseignement supérieur.

La mission consiste à assister l’équipe dans la gestion administrative du pôle et de prendre en charge spécifiquement la logistique des intervenants. En détail : 

Assistanat de l’équipe : standard, courriers, publipostage, préparation de présentations powerpoint, suivi des courriels, comptes rendus de réunion, mise à jour de la base de données Réseau Alliances, mises à jour du site internet du World Forum, envoi de newsletter (réseaux, anciens speakers…), désabonnements

Gestion de la base de données speakers

Logistique intervenants :

  • En amont de l’événement : réalisation des fiches speakers et mise à jour du tableau de suivi des invitations, envoi des fiches voyages aux intervenants, réservation des voyages, gestion des chambres d’hôtels, envoi des roadbooks aux intervenants, gestion des modifications, organisation des transferts gare/hôtel, gestion des dossiers intervenants (bios, photos, fiches speakers)
  • Pendant l’événement : accueil et suivi personnalisé des intervenants, gestion des changements de dernière minute. Gestion des bénévoles affectés à l’accueil intervenants
  • En post-événement : gestion des remerciements, gestion des notes de frais des intervenants 
Profil / compétences requises
  • Esprit d’équipe, sens du service, curiosité, autonomie, motivation
  • Pratique courante de l’anglais
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Bonne capacité rédactionnelle
  • Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, PPT, Outlook, Gestion de site Internet
  • Souplesse des horaires durant la période événementielle
Durée et lieu de la mission

Poste en contrat à durée indéterminée (contrat insertion CUI-CAE)  à pourvoir début mars. Poste basé à Marcq en Baroeul, sur le campus Entreprises et Cités. 

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