Assistant administratif et programmes

short term contract
Paris, France
Youth
Partial remote possible
Posted on 06-25-2021

YMCA

Les YMCA constituent le plus ancien et le plus important mouvement associatif dédié à la jeunesse et aux personnes en difficultés dans le monde.

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Client

L'Alliance nationale des YMCA France est une association de jeunesse et d'éducation populaire reconnue d'utilité publique depuis 1948. Elle est la branche française du mouvement international YMCA qui agit pour la jeunesse et les personnes en difficulté depuis 177 ans. L'Alliance rassemble 21 associations en France œuvrant dans les domaines du tourisme social et solidaire, de l'insertion et de la jeunesse. Dans le cadre de ses missions, l'Alliance apporte son appui à l'ensemble de son réseau et représente les associations en France et à l'international. Dans un contexte de renouvellement de sa stratégie et d'élaboration de projets porteurs, l'association recherche aujourd'hui une personne pour épauler l'équipe et participer à l'amélioration des processus de qualité en interne.

Poste

En lien étroit avec la Secrétaire Générale de l'association à laquelle vous reportez ainsi que le Trésorier, vous prenez en charge l'administratif de l'association et de certains programmes, dont vous participerez à améliorer la qualité des procédures internes. Concrètement, vos responsabilités variées se détaillent ainsi :

- Administration générale de l'association (accueil physique et téléphonique - plutôt léger, gestion des courriers, classements, mise à jour de base de données, gestion logistique du bureau, gestion administrative des RH, participation à la rédaction de rapports…)

- Administration comptable (transmission des pièces à l'expert-comptable, préparation des factures, suivi des paiements et recouvrement, appui pour la sélection d'un logiciel qui puisse simplifier le suivi comptable de l'association...)

- Gestion administrative de certains programmes (inscriptions au service civique & suivi des dossiers, formalités pour voyages culturels…)

- Assistance à la démarche qualité (mise en place de procédures pour garantir la conformité des programmes et du fonctionnement de la structure)

- Assistance à l'organisation d'événements et rencontres institutionnelles (fichiers d'invités, enregistrements, soutien à l'organisation pratique en amont et sur le moment…) ou à la communication (community management) si vous avez des dispositions dans ce domaine.

Vous évoluerez dans un contexte de changement et devrez à la fois gérer le quotidien et prendre de la hauteur pour proposer des améliorations de processus.


Profil

De formation minimum Bac+ 2 en gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience significative dans l'assistanat administratif et comptable et idéalement dans la mise en place de processus qualité. Une connaissance des rouages du service civique et du monde associatif seraient un plus. Rigoureux, méthodique et polyvalent, vous avez le sens de l'organisation et de la discrétion. Autonome dans vos responsabilités, vous appréciez le travail en équipe et veillerez à effectuer un bon reporting. Vous aurez du plaisir à interagir avec des personnes variées (Secrétaire Générale, Trésorier, Président, chef de projet, contacts dans les différentes associations affiliées et dans les administrations…). Le fait d'évoluer au sein d'une toute petite équipe de permanents avec des contacts variés vous convient bien, vous avez le sens du service et aimez la polyvalence !

Vous maîtrisez le Pack Office et l'utilisation de plateformes sur internet vous est aisée (l'équipe pourra vous former), vous possédez également les principes de base de la comptabilité. L'anglais et/ou l'allemand seraient un plus. Votre orthographe est solide et vous permettra de refléter le professionnalisme des YMCA au mieux dans vos interactions diverses. Votre écoute et la qualité de votre relationnel seront également très précieux pour interagir avec tous vos interlocuteurs. Vous aimez travailler en confiance et on peut compter sur vous !


Conditions

Poste en CDD d'un an, le temps d'accompagner la transition de la YMCA et de déterminer l'organisation future à mettre en place (un CDI pourra être envisagé par la suite, dans un périmètre encore à définir). A pourvoir à partir de septembre. 21 à 24h par semaine selon la disponibilité du candidat, avec une souplesse possible de répartition dans la semaine. Poste basé dans le 13ème arrondissement de Paris. Un ou deux WE travaillés potentiellement dans l'année, notamment en juin avec l'AG (jours récupérés). Un télétravail occasionnel est possible une fois que vous maitriserez les enjeux et process.


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